Văn phòng ảo là gì? Chức năng và đặc điểm độc đáo
Dịch vụ văn phòng ảo đang trở thành xu hướng phát triển mạnh mẽ trong những năm gần đây, đặc biệt được ưa chuộng bởi các doanh nghiệp nhỏ và doanh nghiệp nước ngoài. Như vậy, văn phòng ảo là gì? Để hiểu rõ hơn về hình thức cho thuê văn phòng này, hãy tham khảo những thông tin dưới đây cùng Công ty Cổ phần Long Hậu (LHC)!
Giới thiệu về loại hình cho thuê văn phòng ảo
Văn phòng ảo là gì và chức năng của nó?
Văn phòng ảo, hay còn gọi là văn phòng trọn gói, là thuật ngữ dùng để chỉ dịch vụ cho thuê văn phòng đại diện doanh nghiệp. Đây là một địa điểm đảm bảo yêu cầu pháp lý của doanh nghiệp, cung cấp địa chỉ đăng ký kinh doanh. Ngoài ra, văn phòng ảo cũng đáp ứng nhu cầu đặt trụ sở của doanh nghiệp và cung cấp đầy đủ các thiết bị làm việc như máy tính, máy in, máy fax, wifi,…
Văn phòng ảo là địa chỉ dùng để đăng ký giấy phép kinh doanh
Đối tượng sử dụng văn phòng ảo
Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo ra đời để phục vụ những đối tượng sau:
- Những doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ (SMEs) muốn tối ưu chi phí bằng cách sử dụng các tài nguyên có sẵn của đơn vị cho thuê văn phòng.
- Các nhà đầu tư cá nhân đang chuẩn bị thành lập một doanh nghiệp.
- Những cá nhân, tổ chức muốn tăng thêm uy tín bằng cách thuê văn phòng ảo ở khu vực cao cấp.
- Doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô kinh doanh sang các thành phố khác.
- Doanh nghiệp nước ngoài muốn thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam.
Đối tượng cần sử dụng dịch vụ văn phòng ảo
Lợi ích khi sử dụng văn phòng ảo
Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp
Hiện nay, dịch vụ cho thuê văn phòng ảo đã trở nên phổ biến tại Việt Nam và được xem là phương pháp tối ưu giúp các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu. Thay vì phải mua trang bị và thiết bị phục vụ công việc, chi phí lễ tân,… doanh nghiệp chỉ cần thuê chung một tòa nhà với các doanh nghiệp khác, giá thuê văn phòng ảo trở nên phải chăng mà vẫn đảm bảo đầy đủ tiện ích.
Địa chỉ uy tín
Chọn một địa chỉ văn phòng ảo tại trung tâm thành phố lớn giúp nâng cao uy tín và tạo sự tin tưởng đối với khách hàng. Đồng thời, văn phòng ảo thường nằm ở các khu dân cư lớn, tòa nhà cao ốc,… thuận tiện cho khách hàng tìm kiếm.
Trang bị đầy đủ nội thất và thiết bị
Văn phòng ảo cung cấp đầy đủ các thiết bị và nội thất để hỗ trợ công việc, bao gồm bàn ghế làm việc, tủ đựng hồ sơ, điện thoại, bàn tiếp khách, điều hòa,… Không gian làm việc được bài trí một cách khoa học, chuyên nghiệp và đẹp mắt, giúp nâng cao hình ảnh và uy tín của công ty trong mắt đối tác và khách hàng.
Những lợi ích mà văn phòng ảo mang lại
Đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp
Các văn phòng ảo sẽ trang bị đội ngũ lễ tân vô cùng chuyên nghiệp, đảm nhận nhiệm vụ trả lời điện thoại, fax, nhận bưu phẩm và xử lý công việc theo thỏa thuận khi thuê. Thông tin và báo cáo sẽ được gửi qua mail để người thuê dễ dàng kiểm soát và quản lý hiệu quả từ xa.
Thời gian làm việc linh hoạt
Khi thuê văn phòng ảo, người thuê không nhất thiết phải làm việc tại đó. Họ có thể tổ chức nhân viên làm việc ở bất kỳ đâu, bất kỳ thời gian nào, không nhất thiết phải đến văn phòng. Điều này giúp doanh nghiệp tập trung tối đa nguồn nhân lực và vốn vào hoạt động kinh doanh để đạt được mục tiêu đã đề ra.
Mở rộng thị trường dễ dàng
Sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng ảo giúp doanh nghiệp tiếp nhận thư từ, fax, điện thoại,… của khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác thông qua hệ thống liên lạc đa dạng. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng kết nối và tương tác với khách hàng, mở rộng thị trường một cách thuận lợi.
Hạn chế của mô hình văn phòng ảo
Bên cạnh những ưu điểm, mô hình văn phòng ảo cũng có những hạn chế sau:
Hạn chế về mặt pháp lý
Mặc dù dịch vụ văn phòng ảo đang phổ biến, nhưng vẫn còn nhiều bất cập về pháp lý. Việc cấp phép kinh doanh cho loại hình dịch vụ này vẫn chưa được xử lý triệt để. Tuy nhiên, nhờ các chính sách khởi nghiệp được hỗ trợ từ chính phủ, doanh nghiệp vẫn có thể giao dịch rõ ràng với khách hàng.
Sử dụng văn phòng chung với nhiều doanh nghiệp
Việc sử dụng chung không gian văn phòng với nhiều đơn vị khác cũng là một hạn chế của mô hình văn phòng ảo. Đôi khi, việc gặp gỡ đối tác hoặc sử dụng phòng họp cần phải đặt lịch trước và có thể gặp trở ngại khi trùng với doanh nghiệp khác. Đồng thời, sự riêng tư cũng không được đảm bảo tốt do việc sử dụng chung văn phòng.
Mô hình văn phòng ảo có hợp pháp hay không?
Theo pháp luật Việt Nam, cụm từ “văn phòng ảo” chưa xuất hiện. Tuy nhiên, việc đặt trụ sở giao dịch có quy định như sau:
- Doanh nghiệp phải có đầy đủ thông tin về trụ sở giao dịch và nằm trên lãnh thổ Việt Nam.
- Thông tin về công ty phải bao gồm: số nhà, tên đường, phường, tỉnh/thành phố,… cùng với số điện thoại và số fax nếu có.
Từ đó suy ra, việc sử dụng văn phòng ảo không trái với quy định của pháp luật Việt Nam. Khi tiến hành thủ tục đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần khai báo thông tin trụ sở kinh doanh một cách trung thực với Sở Kế hoạch và Đầu tư.
Tính pháp lý của dịch vụ cho thuê văn phòng ảo
Kinh nghiệm thuê văn phòng ảo
Ngày nay, có nhiều đơn vị cho thuê văn phòng ảo trên thị trường, tuy nhiên, không phải địa chỉ nào cũng đảm bảo chất lượng. Dưới đây là một số kinh nghiệm khi thuê văn phòng ảo:
Tìm hiểu kỹ đối tác cho thuê văn phòng
Đầu tiên, cần tìm hiểu kỹ người cho thuê văn phòng để đảm bảo tính tin cậy. Xem đánh giá và thông tin về đơn vị cho thuê trên internet để đánh giá và tránh những rủi ro không mong muốn. Đồng thời, đối tác cũng cần cung cấp đầy đủ thông tin về địa chỉ, giá cả, tiện ích,…
Hợp đồng thuê phải rõ ràng
Hợp đồng thuê văn phòng ảo cần được soạn thảo một cách chi tiết, không có sự mập mờ. Nội dung hợp đồng cần bao gồm thông tin đầy đủ về bên thuê và bên cho thuê, thời gian thuê, chi phí thuê, địa chỉ văn phòng, quy định về thanh lý hợp đồng,…
Địa điểm đặt văn phòng ảo
Không nên thuê văn phòng ảo có địa chỉ trong hẻm hoặc khó tìm. Nên ưu tiên chọn văn phòng ở mặt tiền đường, khu trung tâm và định vị được trên bản đồ để đảm bảo uy tín trong mắt đối tác. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp kinh doanh về du lịch, bất động sản và dịch vụ, vị trí văn phòng đóng vai trò quan trọng.
Tính pháp lý của tòa nhà
Trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng, người thuê cần kiểm tra tính pháp lý của tòa nhà đặt văn phòng. Điều này quan trọng để đảm bảo không gặp rủi ro liên quan đến việc kinh doanh của doanh nghiệp.
Xem xét thời gian thuê
Thời gian thuê văn phòng ảo cũng là yếu tố quan trọng. Thông thường, hợp đồng thuê văn phòng kéo dài vài năm hoặc vô thời hạn. Tuy nhiên, tốt nhất nên ký hợp đồng thuê văn phòng trong khoảng 12 tháng để có sự linh hoạt và dễ dàng thay đổi môi trường làm việc nếu cần.
Đây là những kinh nghiệm quan trọng để tránh các rủi ro không mong muốn đối với hoạt động kinh doanh.
Kinh nghiệm thuê văn phòng cho doanh nghiệp
