Chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2023: Thời điểm cấp và thủ tục nộp

1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì và công dụng

1.1. Định nghĩa chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là tài liệu do tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập cấp cho những cá nhân bị khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN).

Theo điều 32, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định rõ nội dung của chứng từ khấu trừ thuế TNCN như sau:

• Tên, ký hiệu mẫu và số thứ tự của chứng từ khấu trừ thuế.
• Tên, địa chỉ và mã số thuế của người nộp.
• Tên, địa chỉ và mã số thuế của người nộp thuế (nếu có mã số thuế).
• Quốc tịch (trong trường hợp người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam).
• Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ và số thu nhập còn lại sau khi khấu trừ thuế.
• Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế.
• Họ tên và chữ ký của người trả thu nhập (trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử, chữ ký là chữ ký số).

1.2. Công dụng của chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân có nhiều mục đích sử dụng khác nhau, trong đó có một số mục đích được quy định trong pháp luật thuế như sau:

1. Là một phần của hồ sơ quyết toán thuế cho trường hợp cá nhân tự quyết toán với cơ quan thuế (được quy định tại Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP).
2. Chứng minh số thuế được khấu trừ theo quy định của pháp luật thuế. Từ đó, cá nhân có thể biết liệu mình có phải nộp thuế thu nhập cá nhân không và xác định xem mức khấu trừ đã chính xác hay chưa.
3. Chứng minh rõ ràng và minh bạch về các khoản tiền mà cá nhân đã được khấu trừ thuế.

2. Yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN có bắt buộc không?

Theo khoản 2, Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định như sau:

• Tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1 phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế, không cần cấp chứng từ khấu trừ.

Vậy, việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN là bắt buộc đối với tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ số thuế phải nộp từ thu nhập cá nhân của cá nhân trước khi trả thu nhập cho cá nhân bị khấu trừ thuế nếu cá nhân bị khấu trừ thuế yêu cầu.

Cá nhân có quyền yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN trong các trường hợp sau:

1. Khấu trừ đối với thu nhập của cá nhân không cư trú.
2. Khấu trừ đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công.
3. Khấu trừ đối với thu nhập từ làm đại lý bảo hiểm, đại lý xổ số, bán hàng đa cấp; thu nhập từ hoạt động cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thuê tài sản.
4. Khấu trừ đối với thu nhập từ đầu tư vốn.
5. Khấu trừ đối với thu nhập từ chuyển nhượng chứng khoán.
6. Khấu trừ đối với thu nhập từ chuyển nhượng vốn góp của cá nhân không cư trú.
7. Khấu trừ đối với thu nhập từ trúng thưởng.
8. Khấu trừ đối với thu nhập từ bản quyền, nhượng quyền thương mại.
9. Khấu trừ thuế đối với một số trường hợp khác (khấu trừ 10% tại nguồn trước khi trả thu nhập).

Lưu ý: Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế, tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập không cần cung cấp chứng từ khấu trừ.

3. Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Theo Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được lập tại thời điểm tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của cá nhân.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được giao cho người nhận thu nhập bị khấu trừ thuế. Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN chính là khi cá nhân có yêu cầu gửi đến tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập cho mình.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN có thể cấp dưới dạng bản giấy hoặc bản điện tử đầy đủ các thông tin theo quy định của pháp luật.

Tuy nhiên, từ ngày 01/7/2022, khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực, tất cả doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân đều phải chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN dạng điện tử.

Theo Điều 33 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tổ chức có thể tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử, nhưng vẫn phải đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định.

4. Thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Theo Công văn 2455/TCT-DNNCN của Tổng Cục Thuế, từ ngày 01/7/2022, cơ quan thuế không tiếp tục bán chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Những doanh nghiệp đang còn chứng từ khấu trừ thuế mua từ cơ quan thuế vẫn tiếp tục sử dụng.

Do đó, hiện tại, doanh nghiệp và tổ chức không thể mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN tại cơ quan thuế.

Theo khoản 5, Điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC, từ ngày 1/7/2022, tất cả doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân đều phải sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN dạng điện tử.

Hiện nay, có nhiều đơn vị cung cấp phần mềm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, doanh nghiệp có thể tham khảo như VNPT (phần mềm INVOICE VNPT), BKAV (phần mềm eChungtu), SOFTDREAM (phần mềm EASYPIT),…

Thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử sẽ có những khác biệt tùy thuộc vào từng đơn vị cung cấp. Tuy nhiên, nhìn chung, doanh nghiệp sẽ cần tuân thủ các bước sau:

1. Lựa chọn gói sản phẩm chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử phù hợp với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.
2. Cung cấp hồ sơ đăng ký dịch vụ và ký hợp đồng cung cấp dịch vụ với đơn vị cung cấp phần mềm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử.
3. Được hướng dẫn sử dụng phần mềm bởi nhân viên đơn vị cung cấp phần mềm.
4. Khi đã sử dụng thử gói sản phẩm, doanh nghiệp sẽ nhận được phần mềm chính thức từ đơn vị cung cấp.

Lưu ý: Theo Công văn 2455/TCT-DNNCN của Tổng Cục Thuế, tổ chức sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử không cần phải đăng ký, thông báo phát hành hay chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế. Tổ chức sẽ tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử, đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định.

5. Không cần nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN qua mạng

Việc báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN chỉ áp dụng đối với chứng từ in trên máy tính theo quy định tại Thông tư số 37/2010/TT-BTC. Tuy nhiên, Thông tư số 37/2010/TT-BTC đã bị bãi bỏ và có hiệu lực từ ngày 31/01/2023 theo Quyết định 79/QĐ-BTC năm 2023.

Ngoài ra, hiện tại, khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, không có quy định về việc nộp báo cáo với cơ quan thuế về tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế.

Vì vậy, khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, doanh nghiệp không cần phải thực hiện nộp báo cáo với cơ quan thuế về việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế.

Đó là những thông tin cần biết liên quan đến chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo quy định mới nhất. Nếu còn thắc mắc, vui lòng liên hệ tổng đài 19006192 để được các chuyên gia pháp lý của LuatVietnam tư vấn và hỗ trợ chi tiết.