Email doanh nghiệp là gì? Có những loại email doanh nghiệp nào?

Email doanh nghiệp được hiểu như thế nào?

Email là một trong những phương tiện giao tiếp phổ biến nhất giữa doanh nghiệp và khách hàng tiềm năng. Email doanh nghiệp tạo ra sự tin cậy và chuyên nghiệp, để lại ấn tượng tốt với khách hàng. Vậy email doanh nghiệp là gì? Có gì khác biệt so với email cá nhân? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

Email doanh nghiệp là gì?

Email doanh nghiệp là dịch vụ cung cấp email theo tên miền Domain của công ty hoặc doanh nghiệp. Thay vì sử dụng email thông thường với tên miền @gmail.com, khách hàng có thể sở hữu email với tên miền doanh nghiệp, chủ yếu là tên công ty.

Sở hữu email doanh nghiệp giống như sở hữu một tài sản riêng, độc quyền cho công ty. Điều này giúp công ty quản lý nội dung, báo cáo và tăng độ tin cậy với đối tác và khách hàng.

Ưu điểm của email doanh nghiệp

Sử dụng email doanh nghiệp mang lại nhiều ưu điểm nổi trội so với email cá nhân:

Tính chuyên nghiệp

Với email doanh nghiệp, công ty có thể tăng độ uy tín và tin cậy với đối tác và khách hàng. Thông qua email, đối tác và khách hàng có thể nhận thấy tính chuyên nghiệp và nhận diện thương hiệu của công ty. Email doanh nghiệp cũng khuyến khích đối tác đọc email một cách tốt hơn so với email thông thường.

Khả năng quản lý

Không phải ai cũng có email doanh nghiệp, chỉ nhân viên của công ty mới có. Do đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý nhân sự và thông báo tin tức cho toàn bộ thành viên trong công ty. Doanh nghiệp cũng có thể lập kế hoạch dự án nhanh chóng với các thành viên khác mà không cần gặp mặt trực tiếp.

Tránh tình trạng spam

Đặc điểm đáng chú ý của email doanh nghiệp là hệ thống hỗ trợ chống spam, giúp chỉ cho email quan trọng từ khách hàng và đối tác. Email doanh nghiệp cũng hỗ trợ ngăn chặn virus xâm nhập và giảm lượng email chứa virus nguy hại.

Khi gửi email doanh nghiệp cho đối tác, công ty tránh được việc email bị đẩy vào mục spam, xã hội hoặc quảng cáo của đối tác. Điều này giúp đối tác dễ dàng xem nội dung email và tạo sự hợp tác tốt hơn giữa hai bên.

Độ uy tín của doanh nghiệp

Đăng ký email cá nhân dễ dàng, nhưng để đăng ký email doanh nghiệp, công ty phải trải qua quy trình xét duyệt của các tập đoàn lớn như Google, Microsoft, v.v. Khi Google chấp nhận email doanh nghiệp, email đó được đánh giá có uy tín và an toàn cho công ty và đối tác.

Chi phí phù hợp và tiết kiệm

Với mức giá khoảng 5 triệu, công ty đã có thể sở hữu nhiều email doanh nghiệp cho tất cả nhân viên, kèm theo nhiều tiện ích tuyệt vời. Ngoài ra, nhiều hệ thống cung cấp email doanh nghiệp còn cung cấp các gói email phù hợp với quy mô công ty từ nhỏ đến lớn.

Cập nhật thông tin mọi lúc, mọi nơi

Chỉ cần kết nối internet, nhân viên công ty có thể cập nhật email mọi lúc, mọi nơi. Email doanh nghiệp rất tiện lợi, nhân viên có thể xem nội dung email trên bất kỳ thiết bị có kết nối internet nào như laptop, điện thoại, máy tính bảng, góp phần tiết kiệm thời gian và cập nhật thông tin nhanh chóng, chính xác.

Lợi ích của email doanh nghiệp

Email doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong giao tiếp kinh doanh, xây dựng hình ảnh thương hiệu và quan hệ với khách hàng. Sở hữu email doanh nghiệp mang lại nhiều giá trị vượt trội như:

• Tăng độ tin cậy, nâng cao hình ảnh thương hiệu: Sử dụng email doanh nghiệp với tên miền riêng tạo ấn tượng mạnh mẽ hơn với khách hàng so với email cá nhân. Email doanh nghiệp thể hiện tính chuyên nghiệp, tăng độ tin cậy và nhận diện thương hiệu với đối tác và khách hàng.
• Tối đa hóa cơ hội tiếp thị với chi phí thấp: Email doanh nghiệp vẫn là phương pháp giao tiếp và tiếp thị hiệu quả nhất, bất chấp sự phổ biến của mạng xã hội. Ngoài việc tiết kiệm chi phí, email marketing cho phép doanh nghiệp tiếp cận nhanh chóng với khách hàng hiện tại và tiềm năng. Theo nghiên cứu, tỷ lệ lợi nhuận từ email marketing trung bình là 122% – cao gấp bốn lần so với bất kỳ kênh marketing số nào khác.
• Bảo mật cao, chống spam: Email doanh nghiệp từ các nhà cung cấp uy tín như Google, Microsoft, Bizfly Cloud được trang bị hệ thống lọc spam, chống virus và email rác nguy hiểm. Ngoài ra, email doanh nghiệp cung cấp bảo mật cao, kiểm soát số lượng và nội dung email để hạn chế rò rỉ thông tin nội bộ.
• Cải thiện mối quan hệ với khách hàng: Email doanh nghiệp mang lại cơ hội tương tác thường xuyên với khách hàng hiện tại và tiềm năng. Gửi email thường xuyên với tần suất hợp lý giúp duy trì mối quan hệ và nâng cao sự trung thành của khách hàng.
• Dễ dàng đo lường: Email doanh nghiệp dễ dàng tích hợp với các công cụ marketing automation, CRM… giúp theo dõi, phân tích và đo lường chiến dịch email. Công ty có thể theo dõi tỷ lệ phân phối, tỷ lệ thoát, tỷ lệ hủy đăng ký, tỷ lệ nhấp chuột, tỷ lệ mở… để điều chỉnh nội dung và tần suất gửi email marketing phù hợp với từng nhóm khách hàng.

5 loại email doanh nghiệp phổ biến

Nhận diện thương hiệu, tiếp thị hình ảnh công ty cho đối tác là một trong những lợi ích mà email doanh nghiệp mang lại. Dưới đây là 5 loại email doanh nghiệp phổ biến hiện nay:

Bizfly Business Email

Bizfly Business Email cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp cho các công ty và tập đoàn lớn tại Việt Nam. Khách hàng không phải lo lắng về giới hạn số lượng tài khoản. Dịch vụ đảm bảo an toàn và bảo mật, khẳng định thương hiệu cho doanh nghiệp của bạn. Bizfly Businesse Email hiện đang có chương trình khuyến mại trải nghiệm sử dụng dịch vụ trong 14 ngày.

Google

Công ty Google đã và đang phát triển dịch vụ email doanh nghiệp. Doanh nghiệp không cần đầu tư vào thiết bị hoặc phần mềm, mà sẽ được sử dụng email doanh nghiệp kết hợp với giao diện của Google. Giao diện của Google có thiết kế đẹp và công suất lớn, giúp công ty dễ dàng sử dụng, điều khiển và quản lý.

Mdaemon

Dịch vụ cung cấp email doanh nghiệp của Mdaemon được công ty tin tưởng sử dụng. Công ty có thể thiết lập và xây dựng email với những tính năng cơ bản, phù hợp với nhu cầu sử dụng. Cần sử dụng địa chỉ IP riêng và máy chủ để hoạt động tốt.

Microsoft Exchange

Microsoft Exchange là đối thủ cạnh tranh với Mdaemon trong dịch vụ email doanh nghiệp. Microsoft Exchange cung cấp hai phương thức sử dụng email doanh nghiệp: chạy trên máy chủ công ty hoặc chạy trên dịch vụ lưu trữ. Sự kết hợp với các phần mềm của Microsoft mang lại đa dạng và độc đáo cho người dùng.

Zimbra

Zimbra là hệ thống email doanh nghiệp chạy trên hệ điều hành Linux. Hệ thống này cung cấp nhiều loại dịch vụ đa dạng với nhiều mức giá khác nhau, phù hợp với nhu cầu của mỗi công ty. Email doanh nghiệp Zimbra có khả năng khôi phục, di chuyển hoặc sao lưu các email quan trọng trực tuyến một cách nhanh chóng.

So sánh email doanh nghiệp và email cá nhân

Email cá nhân có tên miền phổ biến là @gmail.com và không thể thay đổi tên miền này. Vì là email cá nhân, khi nhân viên nghỉ việc, tài liệu và thông tin quan trọng trong email cũng sẽ bị mất. Gửi nội dung cho đối tác qua email cá nhân cũng được coi là không chuyên nghiệp, không gây niềm tin đối với đối tác.

Với email doanh nghiệp, công ty có toàn quyền thay đổi tên miền theo ý muốn, thường là tên công ty. Email này thuộc quyền sở hữu của công ty, giúp tránh mất dữ liệu quan trọng như email cá nhân.

Khi nhân viên nghỉ việc, email của họ sẽ bị thu hồi, đảm bảo không có thông tin rò rỉ. Đối tác cũng sẽ đánh giá cao tính chuyên nghiệp, bảo mật và an toàn khi nhận email từ công ty.

Thông qua bài viết trên, hy vọng bạn đã hiểu rõ hơn về email doanh nghiệp là gì, cũng như lợi ích mà email mang lại. Email doanh nghiệp được xem là một yếu tố quan trọng trong việc xây dựng sự uy tín và chuyên nghiệp của công ty.