Trong tư duy của nhiều người, nhân viên hành chính văn phòng được coi là những người làm việc nhàn hạ, không phải làm nhiều công việc. Tuy nhiên, thực tế công việc hành chính văn phòng lại đầy áp lực và có nhiều công việc phải thực hiện.
1. Hành chính văn phòng là gì?
Hành chính văn phòng là bộ phận thực hiện các công việc liên quan đến thủ tục hành chính, lễ tân đón khách, phụ trách văn thư, hỗ trợ cho toàn bộ nhân viên trong công ty. Do tính chất công việc như vậy, các bộ phận như Hành chính – Nhân sự thường được gom chung để thuận tiện trong việc trao đổi, hỗ trợ lẫn nhau.
2. Nhân viên hành chính văn phòng làm những việc gì?
Nhân viên hành chính phải làm nhiều công việc. Những công việc hành chính văn phòng cụ thể bao gồm:
2.1. Quản lý hồ sơ, giấy tờ
- Tiếp nhận các công văn, văn bản, giấy tờ chuyển đến và giải quyết công việc trong thẩm quyền.
- Lưu trữ các dữ liệu, văn bản và tài liệu của công ty.
- Tiếp nhận và xử lý các trường hợp báo cáo về tình trạng của nhân viên bao gồm: ốm đau, hiếu hỉ, thai sản…
- Theo dõi các nội quy nề nếp và văn hóa công ty.
- Lập và theo dõi chế độ đãi ngộ để đảm bảo quyền lợi cho nhân viên.
- In ấn các tài liệu cần thiết theo yêu cầu của các phòng ban.
2.2. Lên bảng lương, thưởng hàng tháng
- Lập bảng chấm công hàng tháng.
- Tính lương, thưởng hàng tháng và trình lãnh đạo duyệt.
- Hỗ trợ bộ phận kế toán chi trả lương cho nhân viên.
2.3. Công tác lễ tân
- Nhận điện thoại và giao dịch với khách hàng.
- Đón tiếp khách trước khi bắt đầu làm việc với lãnh đạo.
- Hỗ trợ tài liệu, nước, thiết bị cần thiết cho các cuộc họp trong công ty.
- Tổ chức các sự kiện với khách hàng hoặc trong nội bộ công ty.
2.4. Công tác quản lý tài sản, thiết bị
- Theo dõi các thiết bị, tài sản của công ty và có kế hoạch bảo trì với máy móc cố định theo tháng quý, cũng như kế hoạch mua sắm các thiết bị bổ sung để đảm bảo yêu cầu làm việc tốt nhất cho nhân viên.
- Lên danh sách các thiết bị văn phòng phẩm cần thiết cho công ty.
2.5. Quản lý hồ sơ nhân sự
- Lên kế hoạch tuyển dụng và tổ chức tuyển dụng nhân sự cho các phòng ban.
- Theo dõi nhân sự thử việc và tổ chức ký kết hợp đồng lao động.
- Theo dõi và báo cáo cho lãnh đạo về tình hình nhân sự hàng tháng.
- Cập nhật và đảm bảo hồ sơ nhân viên đầy đủ theo quy định của pháp luật.
3. Yêu cầu của nhân viên hành chính văn phòng
Công việc của nhân viên hành chính văn phòng đòi hỏi nhiều yếu tố. Vì vậy, nếu bạn muốn theo ngành này, bạn cần đáp ứng những yêu cầu sau:
3.1.Về tố chất
Công việc hành chính văn phòng yêu cầu những người nhanh nhẹn, linh hoạt và nhiệt tình. Ngoài ra, sự tỉ mỉ, chính xác, có quy củ, có tư duy khoa học và sắp xếp hiệu quả cũng là yếu tố cần thiết để trở thành nhân viên văn phòng hành chính. Bạn cũng cần có sức khỏe tốt để hoàn thành công việc này vì công việc hành chính diễn ra trong môi trường vận động nhiều.
3.2. Về kỹ năng
Các kỹ năng quan trọng cho nhân viên văn phòng bao gồm: quản lý thời gian, làm việc nhóm, giao tiếp, xử lý tình huống, quản lý hành chính văn phòng, ngoại ngữ và kiến thức tin học văn phòng cơ bản…. Có nhiều kỹ năng sẽ là một điểm cộng khi nộp CV xin việc hành chính văn phòng.
3.3. Về kinh nghiệm
Nhà tuyển dụng khi lựa chọn nhân viên văn phòng đề cao sự đa năng của ứng viên. Những ứng viên có nhiều kinh nghiệm và đảm nhận nhiều công việc khác nhau như thư ký, nhân sự, quan hệ đối ngoại, tiếp thị, kinh doanh,… sẽ được đánh giá cao.
4. Cơ hội phát triển cho nhân viên hành chính văn phòng
Nhiều người cho rằng ngành hành chính, văn phòng không có nhiều cơ hội phát triển. Tuy nhiên, thực tế cho thấy ngành này cung cấp cơ hội thăng tiến trong công việc khá tốt. Lộ trình thăng tiến của nhân viên hành chính văn phòng rất rõ ràng. Có thể chia nhân viên hành chính văn phòng thành 3 cấp bậc với mức lương của mỗi cấp bậc như sau: Nhân viên, Thư ký, Quản trị.
4.1. Cấp bậc nhân viên
Mức lương ở cấp bậc này dao động từ 5,5 triệu VNĐ – 12 triệu VNĐ và bao gồm các vị trí sau:
- Nhân viên tiếp tân: đón tiếp khách và xử lý thông tin cấp thấp.
- Nhân viên hỗ trợ hành chính: lưu trữ hồ sơ, thư tín, soạn thảo, đánh máy,…
4.2. Cấp bậc thư ký
Cấp bậc này yêu cầu nhân viên có chuyên môn cao, sáng tạo, biết phân tích và phán đoán tình huống, và có ít nhất 1 năm kinh nghiệm làm việc. Mức lương ở cấp bậc này dao động từ 8,5 triệu VNĐ – 14,5 triệu VNĐ. Các vị trí có thể làm bao gồm:
- Trợ lý riêng (Personal Assistant): hỗ trợ giám đốc trong lĩnh vực chuyên môn, soạn thảo văn bản, sắp xếp lịch làm việc,…
- Thư ký tổng quát (General Secretary): thực hiện các công việc hành chính văn phòng tổng quát, quản trị hồ sơ,…
4.3. Cấp bậc quản trị
Nhân viên hành chính văn phòng có mức lương từ 9 triệu VNĐ – 25 triệu VNĐ. Công việc này yêu cầu trình độ chuyên môn cao, hiểu biết rộng về nhiều lĩnh vực và có ít nhất 2 năm kinh nghiệm làm việc trong ngành. Các vị trí có thể đảm nhận là:
- Trưởng phòng/giám đốc hành chính (25 triệu VNĐ – 55 triệu VNĐ): yêu cầu có kỹ năng và tố chất quản trị, trình độ chuyên môn cao, và có ít nhất 4 năm kinh nghiệm.
5. Tìm kiếm việc làm hành chính văn phòng ở đâu?
5.1. Quan hệ mạng
Có mối quan hệ sẽ giúp bạn giải quyết nhiều vấn đề, trong đó có cả việc tìm kiếm công việc. Vì công việc văn phòng là cần thiết ở bất kỳ nơi nào, bạn chắc chắn sẽ tìm được nhiều cơ hội việc làm tốt cho mình.
5.2. Ứng tuyển qua các trang việc làm như JobsGO
Có rất nhiều nhà tuyển dụng đăng tải thông tin tuyển dụng trên ứng dụng tìm việc làm JobsGO. Vì vậy, bạn có hàng tá lựa chọn cho công việc nhân viên văn phòng. Việc tìm kiếm công việc và nộp hồ sơ cũng rất đơn giản và nhanh chóng trên điện thoại. Bạn chỉ cần tải App JobsGO về điện thoại và hoàn thiện hồ sơ ứng tuyển là có thể ứng tuyển vào vị trí công việc mình muốn.
Dù không phải là một ngành “hot”, nhưng nhân viên hành chính văn phòng vẫn là một công việc đáng thử với những ai muốn tìm một công việc ổn định và lâu dài.
(Theo JobsGO – Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)
