Xin chào bạn, tôi là Luật sư X. Gia đình của tôi làm đại lý bán buôn và bán lẻ đồ gia dụng. Việc lập hóa đơn bán lẻ là điều thường xuyên xảy ra. Tuy nhiên, tôi không biết cách làm sao để hóa đơn bán lẻ hợp lệ. Vì vậy, tôi rất mong nhận được phản hồi sớm từ Luật sư X. Cảm ơn bạn rất nhiều.
Cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi cho chúng tôi, Luật sư X. Dưới đây là bài viết “Hóa đơn bán lẻ: Cách làm sao để hợp lệ?”. Mời bạn cùng đọc.
Cơ sở pháp lý
- Thông tư 34/2014/TT-BTC
Nội dung tư vấn
Hóa đơn bán lẻ là gì?
Hóa đơn bán lẻ là loại hóa đơn mà người bán phát cho người mua khi người mua mua hàng hóa hoặc dịch vụ.
Hóa đơn bán lẻ không có giá trị pháp lý cao và không được quản lý bởi cơ quan thuế.
Cá nhân hoặc tổ chức có thể tự thiết kế và in ấn mẫu hóa đơn bán lẻ dành riêng cho mình để thuận tiện cho việc sử dụng.
Theo quy định của Thông tư 34/2014/TT-BTC, “Hóa đơn bán lẻ là loại hóa đơn mà người bán lập và phát cho người mua ngay khi có giao dịch mua bán có tổng giá trị hơn 200.000 đồng.”
Hóa đơn bán lẻ hợp lệ như thế nào?
Hóa đơn bán lẻ chỉ được coi là hợp lệ khi được lập đúng theo những nguyên tắc sau:
- Nội dung trên hóa đơn phải chính xác, ghi rõ tên và chủng loại các mặt hàng do tạp hóa hoặc cửa hàng bán lẻ kinh doanh.
- Hóa đơn không được sửa chữa hoặc tẩy xóa. Nếu viết sai hóa đơn và giao cho khách hàng, có thể bị lợi dụng và gây ảnh hưởng đến cửa hàng.
- Hóa đơn phải sử dụng mực và loại mực không phai để đáp ứng yêu cầu lưu trữ.
- Hóa đơn phải được lập đúng thời điểm.
Nội dung hóa đơn bán lẻ cần bao gồm:
- Số hóa đơn
- Ngày phát hành hóa đơn
- Chi tiết về người mua
- Chi tiết về người bán
- Số lượng hàng hóa
- Đơn giá
- Tổng cộng
- Giảm giá (nếu có)
- Chữ ký của người mua, người bán hoặc đại lý ủy quyền
Ai được sử dụng hóa đơn bán lẻ?
Mặc dù hóa đơn bán lẻ không có giá trị pháp lý cao, nhưng theo quy định tại Điều 13 Thông tư 39/2014/TT-BTC, ai được phép sử dụng hóa đơn bán lẻ bao gồm:
- Tổ chức không phải doanh nghiệp, hộ cá nhân và cá nhân không kinh doanh, nhưng có hoạt động bán hàng hoặc cung ứng dịch vụ và cần phải có hóa đơn bán lẻ để giao cho khách hàng.
- Trường hợp bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng hoặc thuộc trường hợp không kê khai và nộp thuế giá trị gia tăng, cơ quan thuế sẽ không cấp hóa đơn bán lẻ.
Cách viết nội dung trên hóa đơn bán lẻ hợp lệ
- Số hóa đơn: Đây là số thứ tự của hóa đơn bán lẻ, cần viết chính xác để dễ tra cứu sau này.
- Ngày phát hành hóa đơn: Là thời điểm người bán trao quyền sở hữu hoặc sử dụng hàng hóa, dịch vụ cho người mua.
- Thông tin về người mua, người bán: Bao gồm họ tên, số điện thoại liên hệ, địa chỉ công tác, địa chỉ thường trú,…
- Số lượng hàng hóa, dịch vụ, đơn giá và thành tiền: Tính theo công thức: Thành tiền = Số lượng x Đơn giá.
- Giảm giá (nếu có)
- Chữ ký của người mua, người bán: Cần ký chính xác tên người mua, người bán để xác nhận giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ đã diễn ra.
Phân loại hóa đơn bán lẻ
Hóa đơn bán lẻ 1 liên
Đây là loại hóa đơn chỉ có 1 liên duy nhất. Liên này sẽ được giao cho người mua với mục đích tạo sự minh bạch trong quá trình mua bán. Hóa đơn này thường được in thành quyển và dễ dàng xé ra khi bán hàng. Tuỳ thuộc vào nhu cầu kinh doanh, có thể lựa chọn kích thước giấy phù hợp.
Hóa đơn bán lẻ 2 liên
Loại hóa đơn này thường sẽ có 2 liên với 2 màu sắc khác nhau. Liên 1 được giao cho khách hàng và liên 2 được cửa hàng giữ lại. Liên 2 là bản sao của liên 1 và thường được in bằng giấy in kim để sao kê nội dung của liên 1.
Liên 2 được giữ lại với mục đích lưu trữ và đối chiếu việc xuất hàng hóa. Hóa đơn bán lẻ 2 liên thường được sử dụng trong các doanh nghiệp hoặc cửa hàng kinh doanh sản phẩm có bảo hành, chính sách đổi trả rõ ràng và cần lưu lại thông tin để đối chiếu sau này. Hóa đơn sẽ được đánh số và liên 1, liên 2 cũng sẽ có số thứ tự giống nhau để dễ dàng đối chiếu thông tin.
Hóa đơn bán lẻ 3 liên
Hóa đơn này bao gồm 3 liên trong đó liên 2 và liên 3 là bản sao của liên 1. Hóa đơn này được sử dụng khi doanh nghiệp hoặc cửa hàng cần có thêm liên để lưu trữ, giao cho khách hàng và các đơn vị trung gian như vận chuyển, bán hàng qua mạng,…
Hóa đơn bán lẻ không có giá trị pháp lý hay thuế cao, nhưng nó đóng vai trò quan trọng trong việc chứng minh giao dịch giữa hai bên, cũng như cung cấp chi tiết về nội dung giao dịch mua bán trong trường hợp có tranh chấp.
Mục đích sử dụng hóa đơn bán lẻ là gì?
Hóa đơn bán lẻ chỉ được hạch toán nội bộ tại đơn vị mua bán mà không được kê khai và khấu trừ thuế. Mặc dù về mặt thuế và pháp lý, giá trị của hóa đơn bán lẻ khá thấp, nhưng không thể phủ nhận vai trò quan trọng của nó đối với người mua và người bán. Cụ thể, hóa đơn bán lẻ có vai trò như sau:
- Là bằng chứng có giá trị chứng minh sự phát sinh giao dịch mua bán giữa chủ cửa hàng, doanh nghiệp và khách hàng trong trường hợp hai bên có mâu thuẫn.
- Là công cụ hữu ích giúp chủ cửa hàng, doanh nghiệp quản lý số lượng sản phẩm, dịch vụ trong quá trình mua bán, tránh tình trạng mất sản phẩm do sai sót trong quá trình thanh toán hoặc mất sản phẩm khi trưng bày.
- Phục vụ quá trình lưu trữ và đối chiếu thông tin trong tương lai với các hoạt động như bảo hành sản phẩm, thu cũ đổi mới sản phẩm cho khách hàng.
