1. Khái niệm về hóa đơn đầu vào
Hóa đơn đầu vào là loại hóa đơn được sử dụng khi doanh nghiệp mua hàng hoá, nguyên vật liệu hoặc sử dụng dịch vụ cho mục đích sản xuất và kinh doanh. Hóa đơn đầu vào có hình thức và nội dung giống với các loại hóa đơn thông thường khác. Thuật ngữ này được sử dụng để chỉ các khoản chi phí trong kế toán doanh nghiệp.
Một số loại chứng từ cần có để tạo hóa đơn đầu vào bao gồm:
- Hợp đồng mua bán hàng hoá, bao gồm phụ lục về danh mục hàng hoá, vật liệu được mua.
- Phiếu nhập hàng hoá vào kho của doanh nghiệp.
- Các chứng từ thu, biên lai ghi lại tiền giao dịch hàng hoá đã thực hiện.
- Biên bản ghi nhận khi thanh lý hợp đồng mua bán.
2. Khái niệm về hóa đơn đầu ra
Hóa đơn đầu ra là hóa đơn do bên bán phát hành, thể hiện toàn bộ thông tin về tên, số lượng, đơn giá và thành tiền của hàng hoá hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng hoặc đối tác.
3. Sự khác biệt giữa hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra
Hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra là hai thuật ngữ thường được sử dụng trong phân tích tài chính của doanh nghiệp. Vậy hai loại hóa đơn này khác nhau như thế nào? Hóa đơn đầu ra là hóa đơn bên bán phát hành cho bên mua khi có giao dịch mua bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ.
Nói một cách đơn giản, khi doanh nghiệp là bên mua trong giao dịch, hóa đơn nhận được là hóa đơn đầu vào. Ngược lại, khi doanh nghiệp là bên bán, hóa đơn mà doanh nghiệp xuất cho bên mua là hóa đơn đầu ra. Hóa đơn đầu vào được sử dụng để ghi nhận các chi phí, trong khi hóa đơn đầu ra được sử dụng để tính doanh thu của doanh nghiệp.
4. Pháp luật về hóa đơn đầu vào xuất sau hóa đơn đầu ra
Trong hoạt động kinh doanh, nhiều doanh nghiệp đã gặp phải tình huống nhập hàng từ nhà cung cấp mà nhà cung cấp chưa xuất hóa đơn đầu vào. Tuy nhiên, doanh nghiệp đã xuất hóa đơn đầu ra cho khách hàng mà nhà cung cấp chưa xuất hóa đơn đầu vào. Thực tế cho thấy, việc xuất hóa đơn đầu vào sau hóa đơn đầu ra là vi phạm quy định của pháp luật về thời điểm xuất hóa đơn.
Theo quy định của Bộ Tài chính, việc lập hóa đơn phải tuân thủ các điều khoản sau đây:
- Đối với hoạt động bán hàng hoá, thời điểm lập và xuất phải là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hoá cho bên mua (không phân biệt việc đã thu tiền hay chưa thu tiền).
- Đối với hoạt động cung ứng dịch vụ, thời điểm lập và xuất hóa đơn phải là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ đó (không phân biệt đã thu tiền hay chưa), nếu đã thu tiền trước thì thời điểm lập và xuất hóa đơn chính là ngày thu tiền.
- Đối với việc giao hàng hoá nhiều lần, cần lập và xuất hóa đơn cho mỗi lần giao hàng với khối lượng và giá trị tương ứng.
Do đó, bên bán trong giao dịch mua bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ khi bàn giao hàng hoá hoặc dịch vụ phải thực hiện xuất hóa đơn và bàn giao cho bên mua theo quy định. Trong trường hợp bên bán đã giao hàng hoá hoặc dịch vụ cho bên mua mà không xuất hóa đơn là vi phạm pháp luật và tức là xuất hóa đơn đầu vào sau hóa đơn đầu ra cũng vi phạm pháp luật.
Vì vậy, nếu nhà cung cấp đã giao hàng hoá hoặc dịch vụ cho doanh nghiệp nhưng chưa xuất hóa đơn, doanh nghiệp tuyệt đối không được xuất hóa đơn đầu ra cho khách hàng, nhằm tránh những rủi ro không đáng có.
5. Các bước xử lý khi hóa đơn đầu vào xuất sau hóa đơn đầu ra
Trong trường hợp doanh nghiệp đã mất hóa đơn đầu vào nhưng chưa kê khai thuế, có thể xử lý theo 3 bước sau:
Bước 1: Lập biên bản ghi nhận việc mất hóa đơn
Bên bán và bên mua cần lập biên bản để ghi nhận việc mất hóa đơn đầu vào. Biên bản cần đáp ứng 3 yêu cầu sau:
- Chỉ rõ sự việc mất hóa đơn đầu vào liên quan.
- Thể hiện thông tin từ biên bản thông báo của bên bán đã kê khai và nộp thuế trong tháng nào.
- Bên bán và bên mua ký tên và ghi rõ họ tên của người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền, đồng thời đóng dấu lên biên bản.
Bước 2: Bên bán chụp liên 1 của hóa đơn cho bên mua
Theo quy định, bên mua khi mất hóa đơn đầu vào liên 2 sẽ được sử dụng bản sao hóa đơn kèm theo chữ ký và dấu của bên bán cùng với biên bản ghi nhận về việc hóa đơn bị mất hoặc hỏng để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.
Vì vậy, để tạo điều kiện cho bên mua, bên bán sẽ chụp liên 1 của hóa đơn đã mất, ký tên và đóng dấu xác nhận theo quy định rồi gửi cho bên mua.
Bước 3: Bên mua lập báo cáo về việc mất hóa đơn và gửi cho cơ quan thuế
Để hoàn tất thủ tục xử lý tình trạng mất hóa đơn đầu vào, bên mua cần lập báo cáo về việc mất hóa đơn và gửi cho cơ quan thuế.
Chỉ với 3 bước trên, kế toán đã có thể xử lý khi làm mất hóa đơn đầu vào mà chưa được kê khai thuế. Tuy nhiên, đây chỉ là cách giải quyết nhất thời để tránh gặp phải tình trạng mất hóa đơn hoặc hỏng hóa đơn. Doanh nghiệp nên chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử để tránh rủi ro. Hóa đơn điện tử giúp kế toán của doanh nghiệp quản lý và lưu trữ dữ liệu hóa đơn một cách bảo mật và an toàn. Đồng thời, kế toán có thể lập và gửi hóa đơn nhanh chóng đến khách hàng.
