Hóa đơn đầu vào là gì? Và làm thế nào để phân biệt hóa đơn đầu vào và đầu ra? Quy định về hóa đơn đầu vào và đầu ra cùng những điểm cần lưu ý để kế toán làm việc hiệu quả nhất. Hóa đơn đầu vào không hợp lệ có các đặc điểm gì? Có sự khác biệt nào đối với hóa đơn điện tử? Làm thế nào để kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử một cách tự động?
Theo dõi ngay bài viết dưới đây để tìm câu trả lời cho những câu hỏi trên dựa trên quy định của Bộ Tài chính và kinh nghiệm thực tế của kế toán.
1. Hóa đơn đầu vào là gì?
Hóa đơn đầu vào, được gọi là hóa đơn mua hàng thông thường, là chứng từ chứng minh việc mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh và duy trì hoạt động trong tổ chức.
1.1 Chứng từ đi kèm với hóa đơn đầu vào
- Hợp đồng mua bán hàng hóa: Nếu hợp đồng không ghi rõ danh mục hàng bán ra, cần bổ sung phụ lục kèm theo chứa chi tiết danh mục hàng hóa được mua.
- Phiếu nhập kho: Dành cho hàng hóa mua vào.
- Phiếu thu, biên lai: Ghi lại số tiền giao dịch với khách hàng cho các loại hàng hóa mua vào.
- Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán.
1.2 Hóa đơn đầu vào và đầu ra
Hóa đơn đầu ra, hay còn gọi là hóa đơn bán hàng, là chứng từ ghi nhận việc doanh nghiệp xuất bán hàng hóa, dịch vụ trong kỳ phát sinh. Hóa đơn là chứng từ kế toán ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn có thể là hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
Quy định nội dung bắt buộc trên hóa đơn đầu ra
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn bán hàng được coi là hợp lệ, hợp pháp bắt buộc phải có những tiêu chí sau:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế).
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng (nếu là hóa đơn giá trị gia tăng).
- Tổng số tiền thanh toán.
- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán.
- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có).
- Thời điểm lập hóa đơn điện tử.
- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).
Thời điểm lập hóa đơn đầu ra
Căn cứ vào Nghị định 119/2018/NĐ-CP, thời điểm lập và xuất hóa đơn được quy định như sau:
- Đối với hóa đơn bán hàng hóa, thời điểm lập và xuất hóa đơn chính là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa từ bên bán cho bên mua, không phân biệt việc đã thu được tiền hay chưa.
- Đối với hóa đơn cung cấp dịch vụ, thời điểm lập và xuất hóa đơn điện tử phải là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
- Đối với các hóa đơn thuộc trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ, mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao sẽ lập hóa đơn tương ứng với từng lần giao. Thời điểm lập và xuất hóa đơn điện tử tương ứng cũng là thời điểm lập giao hàng hoặc bàn giao này.
- Đối với các hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, thời điểm lập và xuất hóa đơn điện tử được xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử lên trên hóa đơn.
- Đối với hóa đơn về hoạt động cung cấp điện, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, truyền hình, thời điểm lập và xuất hóa đơn là chậm nhất không quá 7 ngày, tính từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình.
- Đối với các tổ dịch vụ kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng, thời điểm lập và xuất hóa đơn chính là ngày thu tiền.
Xuất hóa đơn đầu ra nhưng không có hóa đơn đầu vào
- Đối với các hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, thời điểm lập và xuất hóa đơn điện tử được xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử lên trên hóa đơn.
- Đối với hóa đơn về hoạt động cung cấp điện, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, truyền hình, thời điểm lập và xuất hóa đơn là chậm nhất không quá 7 ngày, tính từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình.
- Đối với tổ dịch vụ kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng, thời điểm lập và xuất hóa đơn chính là ngày thu tiền.
Đây là những lưu ý về hóa đơn đầu vào và đầu ra mà kế toán cần biết để tránh lỗi trong quá trình thực hiện. Hiện nay, theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các doanh nghiệp bắt buộc triển khai hóa đơn điện tử trước ngày 1/7/2022.
[Xem thêm: Hóa đơn đầu vào được khấu trừ trong mấy tháng?]
Doanh nghiệp và kế toán viên quan tâm đến phần mềm MISA meInvoice và có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm với đầy đủ tính năng trong 7 ngày, vui lòng ĐĂNG KÝ tại đây:
Hóa đơn đầu vào không hợp lệ là hóa đơn không đáp ứng đủ các tiêu chí về nội dung, tiêu chí bắt buộc trên hóa đơn và thời điểm xuất hóa đơn. Dưới đây là những quy định về hóa đơn đầu vào không hợp lệ:
2.1. Quy định về hóa đơn đầu vào
Căn cứ vào Thông tư số 39/2014/TT-BTC và Thông tư 219/2013/TT-BTC, nội dung hóa đơn đầu vào hợp lệ phải đáp ứng các yêu cầu sau:
- Thể hiện đúng nghiệp vụ, nội dung kinh tế phát sinh.
- Hóa đơn không được sửa chữa, tẩy xóa.
- Sử dụng cùng một loại mực màu không phai để dễ dàng lưu trữ chứng từ.
- Nội dung trên các liên hóa đơn phải thống nhất.
Cụ thể, nội dung ghi trên hóa đơn đầu vào phải bao gồm các thông tin sau:
- Thông tin người mua hàng và người bán hàng.
- Số thứ tự, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
- Tổng tiền hàng, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán.
- Số tiền bằng chữ.
- Chữ ký và đóng dấu của người bán hàng.
Vì vậy, một hóa đơn đầu vào không hợp lệ đầu tiên là hóa đơn không đáp ứng tiêu chí về nội dung theo quy định của Bộ Tài chính.
[Xử lý mất hóa đơn đầu vào như thế nào?]
2.2. Tiêu chí bắt buộc trên hóa đơn đầu vào
Tiêu chí bắt buộc trên hóa đơn đầu vào là yêu cầu thứ hai để xác định tính hợp lệ của hóa đơn bạn nhận được. Cụ thể, yêu cầu tiêu chí bắt buộc trên hóa đơn như sau:
- Hóa đơn phải có đầy đủ thông tin như ngày/tháng/năm phát hành, tên công ty, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua.
- Hình thức thanh toán: tiền mặt hoặc chuyển khoản (nếu chuyển khoản, cần ghi rõ số tài khoản).
- Thông tin về hàng hóa, dịch vụ: tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, số tiền, tiền hàng, thuế suất, thuế GTGT, tổng số tiền thanh toán.
- Chữ ký của người mua và người bán (nếu không có chữ ký giám đốc, cần có giấy ủy quyền và đóng dấu hóa đơn kèm chữ ký người ủy quyền).
- Dấu của đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
2.3. Thời điểm xuất hóa đơn
Thời điểm xuất hóa đơn không đúng quy định sẽ làm hóa đơn trở thành hóa đơn không hợp lệ, không thể kê khai hạch toán thuế GTGT.
Căn cứ vào Nghị định 119/2018/NĐ-CP, thời điểm lập và xuất hóa đơn được quy định như sau:
- Đối với hóa đơn bán hàng hóa, thời điểm lập và xuất hóa đơn chính là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa từ bên bán cho bên mua, không phân biệt việc đã thu được tiền hay chưa.
- Đối với hóa đơn cung cấp dịch vụ, thời điểm lập và xuất hóa đơn điện tử phải là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
- Đối với các hóa đơn thuộc trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ, mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao sẽ lập hóa đơn tương ứng với từng lần giao. Thời điểm lập và xuất hóa đơn điện tử tương ứng cũng là thời điểm lập giao hàng hoặc bàn giao này.
- Đối với các hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, thời điểm lập và xuất hóa đơn điện tử được xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử lên trên hóa đơn.
- Đối với hóa đơn về hoạt động cung cấp điện, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, truyền hình, thời điểm lập và xuất hóa đơn sẽ là chậm nhất không quá 7 ngày, tính từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình.
- Đối với các tổ dịch vụ kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng, thời điểm lập và xuất hóa đơn chính là ngày thu tiền.
Lưu ý: Hóa đơn xuất sai thời điểm theo quy định sẽ bị phạt theo quy định:
- Với những trường hợp lập và xuất hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ, sẽ bị phạt cảnh cáo. Những trường hợp không có tình tiết giảm nhẹ sẽ bị phạt tiền ở mức tối thiểu của khung hình phạt.
- Phạt tiền từ 4.000.000 – 8.000.000 đồng đối với hành vi khác lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định pháp luật.
Kết luận: Hóa đơn đầu vào hợp lệ phải đáp ứng các tiêu chí về nội dung, tiêu chí bắt buộc trên hóa đơn và thời điểm xuất hóa đơn theo quy định chính phủ. Bất kỳ sự vi phạm nào đối với những quy định trên được coi là hóa đơn đầu vào không hợp lệ.
Hóa đơn đầu vào được kê khai trong thời gian bao lâu?
Hướng dẫn cách kê khai thiếu hóa đơn đầu vào, hóa đơn bỏ sót
Hiện nay, hóa đơn điện tử đã được triển khai rộng rãi trên 80% doanh nghiệp cả nước. Vậy với tính hợp lệ của hóa đơn điện tử đầu vào, có gì khác biệt so với hóa đơn giấy?
Hóa đơn điện tử là một hình thức hóa đơn, vì vậy hóa đơn đầu vào dưới dạng điện tử cần đáp ứng quy định giống như hóa đơn giấy. Tuy nhiên, hóa đơn điện tử cần tuân thủ những quy định sau:
Theo Khoản 3 Điều 3 của Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính, hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:
- Đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
- Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin không bị thay đổi, trừ những thay đổi hình thức trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
- Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết:
-
Thông tin hóa đơn: Mẫu số, ký hiệu hoá đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn.
-
Thông tin người bán trên hoá đơn bao gồm: Tên công ty, địa chỉ, mã số thuế.
-
Thông tin người mua trên hoá đơn bao gồm: Tên công ty, địa chỉ, mã số thuế.
-
STT, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
-
Tổng tiền hàng, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán.
-
Tiền hàng bằng chữ.
Hóa đơn điện tử cần đảm bảo những yếu tố sau về mặt nội dung:
- Bản thể hiện hóa đơn điện tử.
- Hóa đơn điện tử không có liên.
- Ký hiệu số Serial.
- Chữ ký điện tử.
- Mẫu hóa đơn điện tử hợp pháp, hợp lý, hợp lệ.
- Hóa đơn điện tử có định dạng XML có tính pháp lý khi toàn vẹn không bị sửa đổi và kèm theo bản thể hiện định dạng PDF.
Nhìn chung, tính hợp lệ của hóa đơn điện tử không có nhiều khác biệt so với hóa đơn giấy, do đó kế toán dễ dàng thực hiện. Tuy nhiên, một trong những khó khăn lớn nhất của kế toán khi nhận hóa đơn điện tử đầu vào là kiểm tra tính hợp lệ của chúng. Trước đây, kế toán có thể kiểm tra lỗi và chứng thực chữ ký và dấu trên hóa đơn mua hàng giấy một cách dễ dàng. Tuy nhiên, với hóa đơn điện tử được nhận qua email, kế toán gặp khó khăn trong việc kiểm tra xem hóa đơn có bị chỉnh sửa, chữ ký số có đúng quy định hay không,…
[Quy định sử dụng hóa đơn đầu vào hộ kinh doanh cá thể]
[Quy định kê khai hóa đơn đầu vào của chi nhánh phụ thuộc]
Hiểu được những khó khăn trên của kế toán, chúng tôi hướng dẫn cách kế toán tra cứu hóa đơn đầu vào của doanh nghiệp để kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn điện tử như sau:
Hiện nay, MISA đã phát triển giải pháp xử lý hóa đơn đầu vào điện tử nhằm giúp kiểm tra tính hợp lệ và hợp pháp của hóa đơn điện tử.
Kết quả kiểm tra hóa đơn sẽ được hiển thị như sau:
Hiện nay, MISA cũng đã phát hành tính năng dùng thử trên website để kế toán viên trải nghiệm. Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Truy cập vào trang web meInvoice: https://www.meinvoice.vn/
Bước 2: Vào phần “Kiểm tra tính hợp lệ”
Bước 3: Thực hiện “Tải hóa đơn”
Bước 4: Đọc kết quả kiểm tra
[Xem thêm bài viết: Các cách kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử đầu vào]
Phần mềm xử lý hóa đơn đầu vào MISA meInvoice cung cấp 5 tính năng vượt trội sau:
Xem ngay Video Giới thiệu phần mềm xử lý hóa đơn điện tử đầu vào MISA meInvoice
Doanh nghiệp được ưu đãi và dùng thử MIỄN PHÍ đủ tính năng của phần mềm xử lý hóa đơn đầu vào MISA Meinvoice trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại:
