Jira là gì? Hướng dẫn sử dụng Jira cho người mới bắt đầu

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu về Jira – một phần mềm quản lý dự án nổi tiếng, được phát triển bởi công ty Atlassian từ Australia. Jira được sử dụng rộng rãi bởi các doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt là các team công nghệ và phát triển phần mềm.

1. Jira là gì?

Jira là một ứng dụng giúp theo dõi và quản lý lỗi/vấn đề trong dự án. Được xây dựng dựa trên nguyên tắc là tập trung vào kết quả công việc, Jira cung cấp tính linh hoạt và có thể sử dụng ngay.

2. Tính năng cơ bản của Jira

• Quản lý và theo dõi tiến độ dự án: Jira giúp quản lý các nhiệm vụ, lỗi, cải tiến và tính năng mới trong dự án.
• Tạo và lưu bộ lọc đa dạng: Tạo ra các bộ lọc có cấu hình cao để theo dõi mọi vấn đề trong hệ thống; chia sẻ bộ lọc với người sử dụng khác hoặc nhận kết quả qua email định kỳ.
• Xây dựng quy trình làm việc tùy chỉnh: Jira cho phép xây dựng quy trình làm việc phù hợp với từng dự án.
• Bảng dashboard cá nhân: Mỗi người dùng có không gian cá nhân để xem thông tin liên quan.
• Báo cáo và thống kê: Jira cung cấp nhiều loại báo cáo với các biểu đồ phù hợp với nhiều loại dự án và người dùng.

3. Ưu nhược điểm của Jira

Ưu điểm

• Phân quyền chi tiết: Jira cho phép phân quyền từ dự án chung cho đến từng nhiệm vụ, bảo vệ thông tin độc quyền của team công nghệ.
• Dễ tích hợp với hệ thống khác: Jira có thể tích hợp dễ dàng với các hệ thống như Email, Excel, RSS, v.v.
• Tùy biến và mở rộng: Jira có hệ thống module và công cụ phát triển bổ trợ cho phép tùy chỉnh và tích hợp vào hệ thống hiện tại.
• Sử dụng tiêu chuẩn HTML và tương thích với các trình duyệt phổ biến: Jira được phát triển sử dụng chuẩn HTML và đã được kiểm tra với các trình duyệt phổ biến.
• Tương thích với nhiều nền tảng: Jira có thể chạy trên nhiều nền tảng phần cứng, hệ điều hành và cơ sở dữ liệu.
• Tích hợp với môi trường phát triển: Jira có thể tích hợp trực tiếp với mã nguồn trên môi trường phát triển, là một công cụ phù hợp cho các nhà phát triển.

Nhược điểm

• Chi phí cao: Jira có chi phí sử dụng tăng theo quy mô doanh nghiệp.
• Thời gian và công sức để thiết lập: Cấu hình Jira yêu cầu thời gian và công sức và thường chỉ phù hợp với dự án lớn.
• Ngôn ngữ tiếng Anh phức tạp: Jira sử dụng nhiều thuật ngữ tiếng Anh khó sử dụng.
• Quy trình làm việc phức tạp: Quy trình làm việc trong Jira đòi hỏi nỗ lực nghiên cứu và hiểu rõ.

Tóm lại, Jira là một phần mềm quản lý dự án đặc thù, phù hợp cho các team làm việc theo phương pháp Agile, đặc biệt là trong lĩnh vực công nghệ và phát triển phần mềm.

4. Các thuật ngữ cần biết khi sử dụng Jira

Jira sử dụng nhiều thuật ngữ công nghệ. Ngoài những thuật ngữ cơ bản như User Story, Bug, Task, hãy làm quen với danh sách các thuật ngữ khó sử dụng dưới đây.

• Sprint: Vòng lặp ngắn hạn (thường là 2-4 tuần) trong đó đội phát triển hoàn thành các công việc như lập kế hoạch, phân tích yêu cầu, thiết kế và triển khai sản phẩm.
• Backlog: Danh sách các user story, bug và tính năng cho một sản phẩm hoặc sprint.
• Scrum: Một phương pháp Agile, xây dựng sản phẩm bằng cách lặp lại các vòng lặp trong một sprint.
• Scrum of Scrums: Kỹ thuật mở rộng Scrum, áp dụng cho các dự án đa đội (program management).
• Board: Công cụ hiển thị hoạt động công việc trong một quy trình làm việc cụ thể, thay đổi tùy theo phương pháp Agile (ví dụ: bảng Scrum hiển thị công việc di chuyển từ product backlog đến sprint backlog, còn bảng Kanban thường có 3 bước: To do, In Progress và Done).
• Burndown Chart: Biểu đồ hiển thị ước tính và thực tế số công việc cần hoàn thành trong một sprint.
• Daily stand-up: Cuộc họp ngắn trước khi bắt đầu ngày làm việc, giúp cả nhóm nắm bắt công việc của ngày hôm qua.
• Epic: Một user story lớn, cần phải chia thành các user story nhỏ hơn. Có thể mất nhiều sprint để hoàn thành một epic.
• Issue: Đơn vị công việc (task, bug, story, epic) trong Jira, diễn ra từ khởi tạo đến hoàn thành.
• Swimlane: Phân loại công việc để xác định công việc nào nên thực hiện trước.
• Velocity: Đo lường khối lượng công việc đội có thể xử lý trong một thời hạn.
• Cumulative Flow Diagram (CFD): Biểu đồ hiển thị trạng thái các công việc trong một khoảng thời gian cụ thể.
• Iteration: Dự án được thực hiện trong các vòng lặp lặp lại.
• Wallboard: Bảng lớn hiển thị thông tin quan trọng về hoạt động của đội phát triển.

5. Hướng dẫn làm việc trên Jira cho thành viên trong dự án

Tạo mới một issue

1. Click vào nút “Tạo” trên thanh top bar.
2. Nhập thông tin cần thiết: tên dự án, loại issue, tóm tắt, độ ưu tiên, thời gian hoàn thành, người chịu trách nhiệm, môi trường test, mô tả chi tiết, ước lượng thời gian, file đính kèm,…
3. Cấu hình issue theo ý muốn:
   • Click vào “Cấu hình trường” > Chọn “Tùy chỉnh”
   • Chọn trường thông tin để hiện/ẩn hoặc chọn “All” để hiển thị tất cả các trường.

Tương tác với issue

• Sắp xếp và quản lý file đính kèm.
• Sao chép issue:
  • Mở issue cần sao chép.
  • Chọn “Thêm” > “Sao chép”.
• Chuyển đổi sub-task thành issue và ngược lại:
  • Chọn sub-task/issue cần chuyển đổi.
  • Chọn “Thêm” > “Chuyển đổi thành Issue/Sub-Task”.
• Bình chọn cho issue yêu thích.
• Theo dõi issue thông qua nhãn dán để dễ phân loại và tìm kiếm issue.

Tìm kiếm issue

• Tìm kiếm nhanh: Nhập từ khoá vào ô “Tìm kiếm nhanh” và nhấn Enter.
• Tìm kiếm cơ bản: Từ menu “Issues” trên header bar, chọn “Tìm kiếm vấn đề”.
• Tìm kiếm nâng cao: Từ menu “Issues” trên header bar, chọn “Tìm kiếm vấn đề” > “Nâng cao”.

Tạo bộ lọc tìm kiếm

• Các loại bộ lọc:

  • Bộ lọc hệ thống: Các bộ lọc sẵn có trong hệ thống như tất cả vấn đề, gần đây đã xem, báo cáo của bạn, vấn đề bạn đã mở.
  • Bộ lọc yêu thích: Bộ lọc do người dùng tạo ra, được sắp xếp theo thứ tự chữ cái.

• Thao tác với bộ lọc:
  Sau khi tạo bộ lọc, Jira cho phép người dùng thực hiện các thao tác khác như tìm kiếm bộ lọc, cập nhật, xóa, tạo thêm bộ lọc ẩn danh, thêm vào yêu thích, chia sẻ hoặc theo dõi bộ lọc.

Báo cáo

Jira cung cấp nhiều loại báo cáo khác nhau giúp quản lý dự án có cái nhìn tổng quan và chi tiết nhanh chóng. Một số loại báo cáo quan trọng bao gồm:

• Báo cáo số lượng vấn đề theo thời gian.
• Báo cáo vấn đề đã tạo và giải quyết trong khoảng thời gian nhất định.
• Biểu đồ hình tròn thống kê dựa trên tiêu chí do người dùng lựa chọn.
• Báo cáo số lượng vấn đề được tạo trong khoảng thời gian do người dùng lựa chọn.

6. Base Wework – Giải pháp hàng đầu thay thế Jira

Base Wework là một phần mềm quản lý công việc và dự án hàng đầu, phù hợp với các doanh nghiệp và đội nhóm làm việc theo phương pháp Agile. So với Jira, Base Wework có nhiều ưu điểm:

• Chi phí hợp lý: Gói Starter của Base Wework chỉ với 1 triệu VNĐ/tháng, rất phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
• Đơn giản và dễ sử dụng: Base Wework có giao diện đơn giản và sử dụng tiếng Việt, dễ dàng triển khai và sử dụng ngay tại Việt Nam.
• Tích hợp giao diện linh hoạt: Base Wework cung cấp giao diện to-do list, Kanban và sơ đồ Gantt cho mỗi dự án.
• Phù hợp với mọi quy mô: Base Wework phù hợp với các doanh nghiệp và đội nhóm làm việc theo cách cộng tác liên chức năng.

Base Wework đã đồng hành cùng hàng ngàn khách hàng doanh nghiệp hàng đầu và tự hào là nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện.

Mong rằng với bài viết này, bạn có thêm thông tin để đưa ra quyết định sử dụng phần mềm quản lý công việc phù hợp cho doanh nghiệp của mình.