Nhân Viên Nhập Liệu Là Làm Gì? Nhập Liệu Có Thật Sự Dễ?

Trong thời đại số hiện nay, công việc nhập liệu đang trở nên “hot” và ngày càng phổ biến. Dường như công việc này đơn giản và nhàm chán – chỉ việc sao chép dữ liệu từ giấy sang máy tính. Tuy nhiên, thực tế không phải như vậy. Vậy nhập liệu là gì và nhân viên nhập liệu làm gì? Hãy cùng tìm hiểu tất cả về công việc này!

Nhân viên nhập liệu làm gì?

Nhân viên nhập liệu, còn được gọi là Kế toán nhập liệu, là những người được đào tạo để nhập, quản lý và lưu trữ dữ liệu trong nhiều lĩnh vực khác nhau như Digital Marketing, Mobile App, Customer Service,… tại các công ty và doanh nghiệp.

Điều quan trọng là nhân viên nhập liệu không chỉ đơn thuần làm công việc nhập liệu mà còn yêu cầu họ có kiến thức chuyên môn và các kỹ năng liên quan để thực hiện công việc một cách tốt nhất. Bên cạnh đó, công việc này đòi hỏi sự tổ chức và tập trung cao. Một thông tin sai sót trong quá trình nhập liệu có thể gây rất nhiều rắc rối sau này.

Công việc nhập liệu là gì?

Công việc của nhân viên nhập liệu đòi hỏi kiến thức chuyên môn và các kỹ năng khác. Vậy công việc này bao gồm những nhiệm vụ cụ thể nào và quy trình thực hiện ra sao? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu nhé!

Các bước chính trong quá trình nhập liệu

Bước 1: Nhập dữ liệu liên quan

Sau khi nhận được các dữ liệu từ các báo cáo và số liệu tương ứng, nhân viên nhập liệu sẽ sử dụng các tài liệu đó để nhâp dữ liệu vào hệ thống máy tính, các tệp tin và biểu mẫu theo quy định.

Các dữ liệu có thể không được trình bày mạch lạc và rõ ràng. Do đó, nhân viên nhập liệu đôi khi phải kết hợp và tái cấu trúc các dữ liệu từ tài liệu nguồn để đảm bảo nhập liệu đúng và phù hợp.

Bước 2: Chuyển giao công việc cho nhân viên tiếp theo

Sau khi hoàn thành nhập liệu ở bước đầu, các dữ liệu sẽ được chuyển giao cho nhân viên nhập liệu tiếp theo. Ở bước này, nhân viên nhập liệu sẽ tiếp tục phân chia các tập dữ liệu theo cấu trúc child-parent một cách chính xác và có hệ thống.

Quá trình nhập liệu này đòi hỏi khả năng phân tích, tổ chức, sắp xếp và cấu trúc hóa thông tin. Họ cũng sẽ rà soát và sửa lỗi từ thông tin dữ liệu ban đầu để tiếp tục phân chia các dữ liệu theo cấu trúc child-parent.

Bước 3: So sánh các sai số

Bước cuối cùng trong quá trình nhập liệu được thực hiện bởi nhân viên nhập liệu tiếp theo. Ở bước này, họ sẽ so sánh các sai số từ hai quá trình nhập liệu trước đó. Nếu không có sai sót nào, công việc của nhân viên nhập liệu đã hoàn thành và họ có thể tiếp tục vào dự án nhập liệu mới.

Ngoài ra, nhân viên nhập liệu ở bước này cũng phải xác minh và chỉnh sửa dữ liệu khi cần thiết. Dữ liệu nhập vào có ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp đến quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, nếu không được xác minh cẩn thận, nó có thể ảnh hưởng đến các bước tiếp theo.

Các hình thức nhập liệu

Có ba hình thức nhập liệu phổ biến nhất trong công việc của nhân viên nhập liệu:

• Nhân viên nhập liệu tại nhà: Bạn có thể làm công việc này tại nhà. Chỉ cần một chiếc laptop và kết nối internet ổn định, bạn có thể làm việc và được giám sát từ xa bởi doanh nghiệp.

• Nhân viên nhập liệu tại công ty: Đây là hình thức không phổ biến nhưng nếu bạn muốn làm công việc này lâu dài và tiến xa trong sự nghiệp, đây là một lựa chọn tốt cho bạn.

• Kết hợp làm việc trực tuyến và ngoại tuyến: Đây là hình thức nhập liệu linh hoạt, phù hợp cho sinh viên muốn có kinh nghiệm làm việc tại công ty và dành thời gian cho việc học và làm việc khác.

Kỹ năng cần có của nhân viên nhập liệu

Nhân viên nhập liệu không chỉ đơn thuần nhập liệu mà còn yêu cầu các kỹ năng sau:

Kỹ năng tổ chức

Công việc của nhân viên nhập liệu bao gồm nhập liệu, rà soát lỗi, phân bổ dữ liệu theo cấu trúc child-parent, cập nhật, xác minh và chỉnh sửa dữ liệu. Do đó, họ cần có kỹ năng tổ chức cao để thực hiện từng bước một một cách suôn sẻ nhất.

Kỹ năng máy tính

Công việc này yêu cầu làm việc với các công cụ xử lý văn bản và bảng tính như MS Office Excel, Word,… Vì vậy, bạn cần có kỹ năng máy tính để thực hiện công việc nhập liệu một cách dễ dàng và hiệu quả.

Kỹ năng giao tiếp

Không chỉ làm việc với máy tính, nhân viên nhập liệu cũng cần kỹ năng giao tiếp để trao đổi thông tin với khách hàng. Từ thông tin nhận được, bạn có thể cập nhật và chỉnh sửa thông tin một cách hợp lý.

Khả năng tập trung cao độ

Công việc nhập liệu đòi hỏi xử lý nhiều thông tin, dữ liệu và số liệu khác nhau. Vì công việc lặp lại liên tục, nhân viên nhập liệu cần khả năng tập trung cao độ.

Tỉ mỉ và chi tiết

Dữ liệu của một doanh nghiệp có thể rất lớn và chứa hàng trăm, hàng nghìn thông tin khác nhau. Để nhập liệu một cách chính xác và rõ ràng, nhân viên nhập liệu cần tỉ mỉ và chi tiết trong mỗi hành động.

Cơ hội việc làm tại Glints

Glints đã tổng hợp các công việc nhập liệu tại nhà và tại công ty để bạn có thể thử sức với công việc này. Đừng ngần ngại tìm hiểu thêm thông tin để mở ra cơ hội cho tương lai của bạn.

Tác giả