Phần mềm ERP là gì? Các yếu tố cần cân nhắc nếu muốn triển khai ERP cho doanh nghiệp

Giới thiệu về phần mềm ERP

ERP (Viết tắt của Enterprise Resource Planning) không còn là khái niệm xa lạ đối với các nhà quản trị, người quản lý doanh nghiệp. Là một mô hình phần mềm tích hợp, ERP tự hào là công cụ hữu ích giúp quản lý và điều hành doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong thời đại công nghệ 4.0, sự phát triển của ERP đã không còn độc quyền.

Đặc trưng của phần mềm ERP

Phần mềm ERP được xây dựng dựa trên một cấu trúc hợp nhất, thu gọn nhiều ứng dụng khác thành các module của một gói phần mềm duy nhất. Với mục tiêu tự động hóa các hoạt động doanh nghiệp liên quan đến tài nguyên, ERP tạo ra một hệ thống dữ liệu tự động và xuyên suốt qua các phòng ban và quy trình. Kế toán tài chính, quản lý sản xuất, quản lý mua hàng, quản lý bán hàng, quản lý dự án, quản lý nhân sự,… là những phân hệ chính trong hệ thống ERP.

Lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp

Phần mềm ERP giúp doanh nghiệp tổ chức dữ liệu tập trung và thuận tiện cho việc phân tích và quyết định kinh doanh. Đồng thời, ERP còn cung cấp nhiều lợi ích khác như:

Kiểm soát thông tin tài chính

Với hệ thống ERP, thông tin tài chính được tổng hợp và hiển thị trên cùng một phiên bản duy nhất. Điều này giúp hạn chế sai sót trong tài chính doanh nghiệp và hỗ trợ quá trình ra quyết định kinh doanh.

Tăng tốc độ công việc

Phần mềm ERP giúp tăng tốc độ công việc trong doanh nghiệp thông qua việc xử lý dữ liệu tự động và giảm thiểu các thủ tục thủ công.

Hạn chế sai sót

Với hệ thống ERP, dữ liệu chỉ cần được nhập một lần và được lưu trữ nguyên vẹn. Điều này giúp hạn chế sai sót khi nhiều người cùng nhập liệu.

Kiểm soát quá trình làm việc

Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp áp dụng các cơ chế kiểm soát nội bộ và tăng cường giám sát quá trình làm việc của nhân viên.

Tạo ra mạng xã hội nội bộ

Phần mềm ERP tích hợp tính năng liên lạc nội bộ, giúp tạo ra một mạng xã hội nội bộ trong doanh nghiệp.

ERP phù hợp với doanh nghiệp nào?

Để quyết định triển khai phần mềm ERP, doanh nghiệp nên xem xét các điều sau:

1. Doanh nghiệp cần nhận ra mình đang ở trong một trong ba tình huống sau: cần cải thiện quy trình làm việc, có nhu cầu mở rộng quy mô, hoặc muốn thay đổi hướng kinh doanh.

2. Chi phí triển khai phần mềm ERP lớn, do đó doanh nghiệp cần có kế hoạch chuẩn bị về chi phí, nguồn lực và thời gian.

3. Doanh nghiệp cần cẩn trọng với những rủi ro tiềm ẩn của ERP và lên kế hoạch chuẩn bị cho các phương án thay đổi và nâng cấp trong tương lai.

4. Cân nhắc kết hợp phần mềm hỗ trợ với ERP để tăng tính linh hoạt và đáp ứng các yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

Kết luận

Phần mềm ERP mang đến nhiều lợi ích và là công cụ hữu ích cho quản trị doanh nghiệp. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần thận trọng và có kế hoạch chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi triển khai ERP. Ngoài ra, kết hợp phần mềm hỗ trợ với ERP cũng là một phương pháp linh hoạt để giải quyết các vấn đề cụ thể trong doanh nghiệp.