Phần mềm quản lý nhân sự (HRM) hiện đang được đánh giá là một giải pháp quản trị nhân lực toàn diện cho các doanh nghiệp trong thời đại 4.0. Việc áp dụng phần mềm quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp xây dựng và phát triển đội ngũ nhân sự toàn diện, từ đó tăng cường hiệu suất làm việc của nhân viên và mở ra những tầm nhìn, chiến lược mới trong việc quản trị nhân sự. Hãy cùng 1Office khám phá ngay trong bài viết dưới đây nhé.
1- Tìm hiểu chung về phần mềm quản lý nhân sự
1.1 HRM là gì?
HRM là viết tắt của Human Resource Management, là một trong những phần mềm quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Đây là ứng dụng công nghệ vào việc quản trị nhân sự toàn diện, từ việc quản lý hồ sơ, tuyển dụng, chấm công, tính lương, đào tạo, tính KPIs, BHYT, BHXH,… một cách nhanh chóng, tiện lợi và chính xác. Phần mềm HRM giúp nhân sự tiết kiệm thời gian và giúp ban lãnh đạo doanh nghiệp nắm rõ tình hình và đưa ra những phương án triển khai phù hợp.
Phần mềm HRM là gì? Ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự trong doanh nghiệp
1.2 Tầm quan trọng của phần mềm HRM trong doanh nghiệp
Doanh nghiệp sử dụng công nghệ trong quản trị sẽ vượt trội hơn so với những doanh nghiệp sử dụng phương pháp thủ công, truyền thống và tối ưu hơn trong quá trình vận hành. Sử dụng phần mềm HRM trong quá trình quản trị giúp đạt được kết quả tuyệt vời. Các lợi ích của phần mềm HRM bao gồm:
- Cải thiện năng suất và chất lượng nhân sự: Phần mềm HRM giải quyết các công việc mất nhiều thời gian trong quá trình quản trị nhân sự như chấm công, tính lương, giấy tờ liên quan. Điều này giúp nhân sự tập trung vào việc tìm cách tối ưu và tăng năng suất cho doanh nghiệp.
- Giảm chi phí: Sử dụng phần mềm HRM giúp tiết kiệm tiền bạc cho việc lưu trữ giấy tờ, hồ sơ nhân sự. Ngoài ra, cũng giúp tối ưu hóa việc quản lý nhân sự khi có máy móc đảm nhận công việc.
- Hiệu quả quản trị: Phần mềm HRM giúp ban lãnh đạo dễ dàng kiểm soát công việc và đưa ra phương pháp quản trị tốt cho doanh nghiệp.
- Giảm rủi ro: Lưu trữ thông tin nhân sự trên phần mềm HRM giúp doanh nghiệp tránh mất mát thông tin quan trọng, giảm thiểu rủi ro trong quản lý nhân sự.
Với những lợi ích trên, phần mềm HRM đóng vai trò quan trọng và mang đến nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, giúp tăng hiệu suất làm việc và nâng cao chất lượng nhân sự chuyên nghiệp.
2. Các chức năng của phần mềm HRM
Để doanh nghiệp hoạt động tốt hơn, phần mềm HRM ra đời và đáp ứng các khó khăn trong quản trị nhân sự. Các chức năng của phần mềm HRM giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn trong quá trình quản trị, bao gồm:
2.1 Quản lý hệ thống nhân sự
Phần mềm HRM giúp doanh nghiệp lưu trữ thông tin sơ yếu lý lịch, hợp đồng, bảo hiểm, thông tin của nhân viên, quản lý các vấn đề kinh nghiệm, chuyên nghiệp, năng lực và sắp xếp đánh giá hiệu quả hoạt động của nhân viên trong doanh nghiệp.
2.2 Tạo ra quy trình tuyển dụng thông minh
Phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình tuyển dụng, từ việc tạo đơn đề xuất tuyển dụng trên hệ thống đến sàng lọc hồ sơ ứng viên phù hợp. Ngoài ra, có thể kết nối với các trang web tuyển dụng để tìm kiếm ứng viên phù hợp.
Các chức năng của phần mềm HRM
2.3 Quản lý, đánh giá, xếp loại chất lượng của nhân viên
Doanh nghiệp có thể quản lý, đánh giá và xếp loại chất lượng nhân viên thông qua phần mềm HRM. Quản lý có thể đánh giá và thiết lập theo từng công việc, xem quá trình đào tạo, kết quả KPI để đưa ra các quyết định về lương, trừ lương hay thưởng cho nhân viên.
2.4 Quản lý chấm công, tính lương chính xác
Sử dụng phần mềm HRM, công việc chấm công và tính lương sẽ trở nên dễ dàng hơn. Phần mềm kết nối với máy chấm công để nhận dữ liệu hàng ngày, thiết lập ca làm, lịch nghỉ và tạo bảng chấm công cho từng bộ phận. Dựa vào bảng chấm công, phần mềm tính lương tự động, trừ các ngày nghỉ phép, ngày đi muộn, tính thuế thu nhập và gửi phiếu lương cho nhân viên. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và tập trung vào tối ưu quy trình vận hành.
2.5 Báo cáo tình hình nhân sự cho doanh nghiệp
Dựa vào các yếu tố được đánh giá bởi phần mềm HRM, ban lãnh đạo có thể đánh giá năng lực của từng nhân viên và giám sát tình hình nhân sự của doanh nghiệp.
3. Kỹ năng của một nhà quản lý nhân sự
Để quản lý nhân sự hiệu quả, nhà quản lý cần sở hữu một số kỹ năng và trách nhiệm sau:
- Kỹ năng chuyên môn.
- Kỹ năng giao tiếp.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề, xử lý tình huống.
- Tuyển dụng, giới thiệu và giữ chân nhân viên.
- Kỹ năng quản lý nhân sự và lực lượng lao động.
- Phân công nhiệm vụ và tạo cơ hội thăng tiến cho nhân sự.
- Bồi thường và phúc lợi.
- Quản lý hiệu suất làm việc của nhân viên.
- Kỹ năng đào tạo và phát triển nhân viên.
- Khả năng đọc vị tâm lý, lắng nghe nhân viên.
- Biết cách tạo động lực cho nhân sự.
4. Mục tiêu của phần mềm HRM trong doanh nghiệp
4.1 Mục tiêu của tổ chức
HRM phải chuẩn bị nguồn nhân lực để hoàn thành các mục tiêu của tổ chức. HRM giúp đạt được các mục tiêu của tổ chức như kiếm lợi nhuận, tăng trưởng, mở rộng, tồn tại, đa dạng hóa, v.v. thông qua các chức năng nhân sự như lập kế hoạch, tuyển dụng, lựa chọn, bố trí, thu hút, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực và đánh giá hiệu quả hoạt động của nhân viên. HRM phục vụ các lĩnh vực chức năng khác, để giúp họ đạt được hiệu quả trong hoạt động và mang lại lợi ích cho tổ chức. Nhân sự cần đạt được các mục tiêu của tổ chức thông qua việc sử dụng hợp lý các nguồn nhân lực. Lập kế hoạch kế nhiệm là một khía cạnh quan trọng được coi là mục tiêu của tổ chức hiện đại.
4.2 Mục tiêu chức năng
HRM thực hiện nhiều chức năng cho các bộ phận khác một cách trực tiếp hoặc gián tiếp. Nhân sự phát triển HRMS để duy trì mối quan hệ làm việc lành mạnh giữa tất cả nhân viên và áp dụng cơ cấu tổ chức hợp lý. HRM giám sát thực hiện các chức năng quản trị nhân sự đúng thời hạn. Tạo cơ hội và cơ sở vật chất cho sự phát triển của cá nhân hoặc nhóm theo sự lớn mạnh và phát triển của tổ chức. Phát triển tài sản con người liên tục thông qua các chương trình đào tạo và phát triển.
Mục tiêu chức năng trong quản lý nhân sự
4.3 Mục tiêu xã hội
HRM phải tuân thủ các quy tắc, luật pháp và hạn chế xã hội áp đặt. Nó phải phát triển và duy trì mối quan hệ làm việc lành mạnh giữa công đoàn và ban quản lý. Bộ phận Nhân sự có trách nhiệm đảm bảo rằng các vấn đề pháp lý, đạo đức và xã hội – môi trường được giải quyết một cách thích hợp. Điều này giúp giảm thiểu các tệ nạn kinh tế – xã hội như thất nghiệp, phân phối thu nhập và của cải bình đẳng, tạo nhiều cơ hội việc làm hơn cho phụ nữ, v.v.
4.4 Mục tiêu cá nhân
Nhân sự phải hỗ trợ nhân viên đạt được các mục tiêu cá nhân của họ, bao gồm tiền lương và tiền công cao hơn, sự hài lòng trong công việc, điều kiện làm việc tốt hơn, giờ làm việc tiêu chuẩn, thăng tiến, động lực, cơ sở phúc lợi, uy tín, sự công nhận, địa vị và an sinh xã hội dẫn đến sự hài lòng của nhân viên. Cố gắng cung cấp điều kiện làm việc hợp vệ sinh lành mạnh cho nhân viên. HRM cần tạo động lực cho nhân viên và giữ tinh thần của họ ở mức cao. Mọi nhân sự nên chuyển tổ chức thành một nơi làm việc gắn bó bằng cách tập hợp cả nhân viên gắn bó và người sử dụng lao động gắn bó với nhau. Các ý tưởng gắn kết nhân viên khuyến khích nhân viên đạt được niềm tin vào tổ chức.
5. Tiêu chí lựa chọn phần mềm HRM tốt
Lựa chọn phần mềm HRM phù hợp với nhu cầu và tiêu chí của tổ chức là một nhiệm vụ đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng. Dưới đây là một số tiêu chí mà bạn nên xem xét:
5.1 Khả năng tùy chỉnh và mở rộng
Điều quan trọng khi lựa chọn phần mềm HRM là khả năng tùy chỉnh. Khả năng tùy chỉnh linh hoạt giúp xây dựng mô hình quản lý nhân sự có tính hệ thống và rõ ràng, giúp doanh nghiệp đánh giá và phát triển song song với lực lượng lao động.
5.2 Trực quan và dễ sử dụng
Dễ sử dụng và trực quan là yếu tố quan trọng cho một phần mềm HRM. Mỗi công ty có nhiều nhóm nhân viên với độ tuổi và cách nhận thức khác nhau, do đó khả năng nhận thức của từng người cũng khác nhau. Nếu phần mềm quá phức tạp, doanh nghiệp sẽ mất nhiều thời gian cho việc đào tạo, hướng dẫn nhân sự mà chưa chắc đã hiểu rõ được kết quả của phần mềm.
5.3 Chi phí phù hợp
Mỗi doanh nghiệp có mức chi phí nhất định để đầu tư cho phần mềm quản lý nhân sự. Do đó, cân nhắc giữa nhiều công cụ HRM trên thị trường và xem xét xem liệu chúng phù hợp với ngân sách của công ty hay không trước khi quyết định.
5.4 Hỗ trợ 24/7
Khi triển khai phần mềm, khó tránh khỏi những trục trặc và lỗi kỹ thuật. Do đó, cân nhắc kỹ khi lựa chọn một nhà cung cấp luôn hỗ trợ 24/7, giải quyết các vấn đề mà doanh nghiệp gặp phải.
6. HRM 1Office – Giải pháp quản lý nhân sự toàn diện
Được biết đến là một trong những công cụ quản lý nhân sự tốt nhất trên thị trường hiện nay, phần mềm quản lý nhân sự 1Office là giải pháp lý tưởng cho mọi doanh nghiệp Việt hiện nay. Với nhiều tính năng thông minh, phần mềm HRM 1Office giúp giải quyết các vấn đề quản lý tuyển dụng, nhân sự, đánh giá năng lực, chấm công, tính lương nhanh chóng.
