Khi nói đến quản lý kế toán trong doanh nghiệp, hai khái niệm phổ biến là phần mềm kế toán truyền thống và phần mềm kế toán trong hệ thống ERP. Tuy nhiên, không nhiều người hiểu rõ sự khác biệt giữa hai loại phần mềm này và tầm quan trọng của chúng trong hoạt động kế toán.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi qua một số điểm khác biệt giữa phần mềm kế toán truyền thống và kế toán trong ERP. Từ đó, chúng ta sẽ có cái nhìn tổng quan về sự khác biệt giữa hai loại phần mềm này để tìm ra giải pháp kế toán phù hợp nhất cho doanh nghiệp.
1. Phạm vi sử dụng
Phần mềm kế toán truyền thống tập trung vào các chức năng kế toán cốt lõi như sổ cái, các khoản phải trả, các khoản phải thu và báo cáo tài chính. Nó được thiết kế để xử lý các nhiệm vụ kế toán cơ bản và phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ có nhu cầu kế toán hạn chế.
Trái lại, kế toán trong hệ thống ERP cung cấp phạm vi sử dụng rộng hơn. Phần mềm quản trị doanh nghiệp tích hợp nhiều chức năng kinh doanh khác nhau, bao gồm kế toán, quản lý hàng tồn kho, nguồn nhân lực, quản lý chuỗi cung ứng, quản lý quan hệ khách hàng,… Nó cho phép phối hợp liền mạch và chia sẻ dữ liệu giữa các bộ phận khác nhau trong một tổ chức.
2. Tính tập trung dữ liệu và cập nhật theo thời gian thực
Trong phần mềm kế toán truyền thống, dữ liệu thường được lưu trữ cục bộ trên các máy tính hoặc máy chủ riêng lẻ. Các cập nhật và thay đổi có thể không được phản ánh ngay lập tức trong các khu vực khác của phần mềm, dẫn đến sự khác biệt dữ liệu tiềm ẩn và sự chậm trễ trong việc chia sẻ thông tin.
Trong kế toán ERP, dữ liệu được tập trung trong một cơ sở dữ liệu duy nhất, đảm bảo tính thống nhất và chính xác. Mọi cập nhật đối với dữ liệu sẽ ngay lập tức được phản ánh trên toàn bộ hệ thống ERP, cho phép truy cập theo thời gian thực vào thông tin tài chính cập nhật. Cách tiếp cận tập trung này tăng cường tính toàn vẹn của dữ liệu và cung cấp cái nhìn chính xác và toàn diện hơn về tình trạng tài chính của tổ chức.
3. Tính tự động hóa quy trình và hiệu quả
Trong khi phần mềm kế toán truyền thống có thể cung cấp một số mức độ tự động hóa, kế toán ERP đưa tự động hóa lên một mức độ cao hơn. Hệ thống ERP hợp lý hóa và tự động hóa các quy trình kế toán khác nhau, chẳng hạn như xử lý hóa đơn, xử lý thanh toán, hợp nhất tài chính, lập ngân sách và dự báo. Việc tự động hóa này giảm nỗ lực thủ công, giảm thiểu sai sót và cải thiện hiệu quả tổng thể trong hoạt động kế toán.
4. Khả năng mở rộng
Phần mềm kế toán truyền thống thường cung cấp các chức năng kế toán tiêu chuẩn như ghi lại giao dịch, tạo báo cáo tài chính và quản lý các quy trình tài chính cơ bản. Tuy nhiên, kế toán ERP vượt ra ngoài các chức năng cốt lõi này và cung cấp khả năng mở rộng hơn.
Trong một hệ thống ERP, các mô-đun kế toán được tích hợp với các chức năng kinh doanh khác, cho phép phân tích và báo cáo dữ liệu đa chức năng. Nó cho phép các tính năng quản lý tài chính nâng cao như hỗ trợ đa tiền tệ, giao dịch giữa các công ty, kế toán dự án, phân bổ chi phí cũng như khả năng phân tích và báo cáo nâng cao.
5. Tích hợp với các chức năng kinh doanh khác
Phần mềm kế toán truyền thống thường hoạt động độc lập với khả năng tích hợp hạn chế. Nó có thể yêu cầu nhập dữ liệu thủ công hoặc xuất và nhập dữ liệu giữa các hệ thống phần mềm khác nhau, dẫn đến trùng lặp dữ liệu và tiềm ẩn lỗi.
Kế toán ERP tích hợp liền mạch với các chức năng kinh doanh khác trong hệ thống ERP. Ví dụ: đơn đặt hàng, quản lý hàng tồn kho và các hoạt động mua sắm ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình kế toán. Bằng cách tích hợp các chức năng này, kế toán ERP đảm bảo thông tin tài chính chính xác và kịp thời, loại bỏ việc nhập dữ liệu trùng lặp và cải thiện hiệu quả của quy trình tổng thể.
6. Báo cáo và phân tích
Trong khi phần mềm kế toán truyền thống cung cấp các báo cáo tài chính cơ bản, kế toán ERP cung cấp khả năng báo cáo và phân tích toàn diện hơn. Hệ thống ERP cho phép các báo cáo tài chính năng động và có thể tùy chỉnh có thể kết hợp dữ liệu từ nhiều mô-đun khác nhau, cho phép phân tích chuyên sâu về hiệu quả tài chính.
Ngoài ra, hệ thống kế toán ERP thường cung cấp các công cụ kinh doanh thông minh hoặc tích hợp với nền tảng phân tích của bên thứ ba, cho phép trực quan hóa dữ liệu nâng cao, phân tích xu hướng và dự báo. Những tính năng này trao quyền cho các tổ chức đưa ra quyết định tài chính sáng suốt và hiểu sâu hơn về dữ liệu tài chính của họ.
Việc tìm hiểu về phần mềm kế toán ERP sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ bản chất cùng sự khác biệt của ứng dụng kế toán trong ERP với phần mềm kế toán truyền thống để tìm ra lựa chọn phù hợp nhất.
