Định nghĩa phần mềm quản lý bán hàng
Phần mềm quản lý bán hàng là một hệ thống giúp bạn quản lý toàn bộ các hoạt động bán hàng và kinh doanh trên cùng một giao diện. Nó giúp bạn quản lý đơn hàng, ghi lại hoạt động hàng ngày của bộ phận bán hàng và theo dõi quy trình bán hàng, khách hàng tiềm năng và khách mua hàng của doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý bán hàng cũng được sử dụng bởi quản lý và trưởng nhóm bán hàng để xác định các xu hướng, cơ hội và cải thiện hiệu suất đội nhóm.
Quản lý bán hàng cần những gì?
Khi bạn quyết định sử dụng phần mềm quản lý bán hàng, quan trọng là phần mềm đó phải có các tính năng phù hợp với nhu cầu của bạn và có thể được cập nhật và phát triển trong tương lai. Ngoài ra, chi phí đầu tư cho phần mềm cũng phải phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp.
Dưới đây là một số tính năng cơ bản mà phần mềm quản lý bán hàng cần có để phục vụ tốt cho hoạt động kinh doanh của bạn.
Khả năng quản lý bằng mã vạch
Phần mềm bán hàng cần có khả năng quản lý bằng mã vạch, cho phép bạn tạo đơn hàng, theo dõi thông tin đơn hàng, tình trạng xuất nhập, quá trình thanh toán và giao hàng hoặc nguồn và kênh bán hàng.
Ngày nay, hầu hết các sản phẩm đều có mã vạch từ nhà sản xuất và việc sử dụng mã vạch để quản lý sản phẩm giúp quá trình trở nên chuyên nghiệp và nhanh chóng hơn. Bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để tạo mã vạch và dán lên sản phẩm. Sau đó, bạn có thể sử dụng máy quét mã vạch hoặc điện thoại di động để scan sản phẩm và bán hàng nhanh chóng và chuyên nghiệp. Khi quét mã vạch, bạn sẽ có thông tin chi tiết về sản phẩm, tình trạng tồn kho hoặc áp dụng mã vạch để quản lý khách hàng thân thiết.
Quản lý khách hàng
Tính năng quản lý khách hàng là một yếu tố quan trọng của phần mềm quản lý bán hàng. Tính năng này giúp bạn hiểu rõ khách hàng và tổ chức các chương trình chăm sóc khách hàng phù hợp.
Phần mềm của bạn cần lưu trữ thông tin chi tiết về khách hàng, bao gồm thông tin cá nhân như tên, địa chỉ, email, số điện thoại, ngày sinh nhật để tổ chức các chương trình chăm sóc nhân ngày sinh nhật của khách. Ngoài ra, phần mềm cần lưu lại lịch sử mua hàng của khách như sản phẩm đã mua, tổng giá trị đơn hàng, giá trị trung bình đơn hàng, số lần mua hàng mỗi tháng… Dựa trên các thông tin này, bạn có thể phân loại khách hàng vào các nhóm như khách mua hàng vãng lai, khách hàng thân thiết, khách hàng VIP…
Qua phân tích và theo dõi trong phần mềm bán hàng, bạn có thể xây dựng mối quan hệ với các khách hàng tiềm năng, biến họ trở thành khách mua hàng và từ khách mua hàng 1 lần thành khách hàng thân thiết. Hãy thường xuyên tổ chức các chương trình khuyến mãi, phiếu giảm giá, tích lũy điểm thưởng để duy trì và quản lý mối quan hệ với các khách hàng của mình.
Quản lý tồn kho
Quản lý tồn kho là một tính năng không thể thiếu và cũng là câu trả lời cho câu hỏi: “Phần mềm quản lý bán hàng cần những gì?”
Thông thường, nếu không có phần mềm quản lý bán hàng, bạn sẽ phải thống kê và kiểm tra hàng tồn kho bằng sổ sách hoặc sử dụng phần mềm Excel. Tuy nhiên, việc sử dụng Excel là công việc thủ công, cần nắm vững các hàm tính toán và có thể gây sai sót cao. Ngoài ra, việc mất dữ liệu hoặc bị tấn công bởi virus có thể gây rủi ro cho doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý bán hàng giúp bạn cập nhật thông tin hàng tồn kho ngay lập tức, theo thời gian thực. Khi bạn bán hàng hoặc nhập hàng, dữ liệu hàng tồn kho trong phần mềm sẽ được cập nhật và thay đổi ngay lập tức. Bạn có thể tạo phiếu chuyển hàng, nhập hàng và quản lý tồn kho cho các chi nhánh và kho tổng. Nhân viên bán hàng có thể nhanh chóng biết một sản phẩm còn hàng tồn hay không, số lượng hàng tồn kho ở chi nhánh và kho nào.
Khi bạn quản lý được tồn kho, bạn sẽ có kế hoạch phù hợp để nhập hàng hoặc tổ chức khuyến mãi cho một số mặt hàng cụ thể. Toàn bộ dữ liệu tồn kho được lưu trữ trên hệ thống bảo mật và an toàn, đảm bảo không có sai sót.
Phân quyền và quản lý nhân viên
Phần mềm quản lý bán hàng cần có tính năng phân quyền và quản lý nhân viên. Mỗi nhân viên sẽ được cấp tài khoản và mật khẩu để đăng nhập và truy cập vào các tính năng cụ thể trên phần mềm, phù hợp với chức năng của họ, ví dụ như bán hàng, tiếp thị, chăm sóc khách hàng, quản lý kho và đặt hàng.
Người quản lý sẽ có quyền truy cập vào các tính năng quan trọng như xem báo cáo bán hàng tổng quát, đặt hàng, tổ chức chương trình khuyến mãi, giảm giá, thiết lập chương trình khách hàng thân thiết và tích lũy điểm thưởng…
Ngoài ra, thông qua tính năng quản lý nhân viên, bạn có thể nhận biết nhân viên bán hàng xuất sắc và đáng tin cậy để có thể khen thưởng và động viên hợp lý.
Phân tích và báo cáo
Tính năng này cho phép người quản lý có thể phân tích và xem các báo cáo một cách trực quan và tổng quát về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, cửa hàng và chi nhánh. Từ đó, bạn có thể nắm bắt tình hình kinh doanh của mình và đưa ra các chiến lược hành động phù hợp.
Phần mềm quản lý bán hàng sẽ cung cấp các báo cáo cơ bản như tổng doanh thu, tổng số đơn hàng theo thời gian, doanh thu theo kênh bán hàng, chi nhánh, nền tảng bán hàng đa kênh, giá trị đơn hàng trung bình, tổng lợi nhuận, lợi nhuận gộp, chi phí khuyến mãi, giảm giá cho đơn hàng, chi phí vận chuyển, giao hàng, sản phẩm bán chạy nhất, khu vực tỉnh/thành phố mua hàng nhiều nhất, nhân viên bán hàng xuất sắc nhất…
Tất cả các chỉ số báo cáo trên được thống kê và báo cáo đầy đủ trong phần mềm quản lý bán hàng GoPOS của GoSELL.
Các tính năng bổ sung
Ngoài các tính năng cơ bản, nhiều phần mềm quản lý bán hàng trên thị trường còn cung cấp nhiều tính năng hữu ích khác như:
- Bảo mật: Phần mềm giám sát việc đăng nhập của từng nhân viên. Các tính năng bảo mật bao gồm kiểm soát truy cập dựa trên vai trò, đăng nhập một lần. Ngoài ra, phần mềm cần bảo mật và sao lưu dữ liệu thường xuyên để đảm bảo an toàn cho thông tin bán hàng, cơ sở dữ liệu và thông tin khách hàng.
- Đa dạng hình thức thanh toán: Phần mềm quản lý bán hàng nên chấp nhận nhiều hình thức thanh toán để tạo thuận lợi tối đa cho khách hàng như tiền mặt, thẻ ATM, chuyển khoản, MoMo, ZaloPay, Samsung Pay, Apple Pay…
- Đa dạng đối tác vận chuyển: Phần mềm có thể áp dụng nhiều cách giao hàng qua các đơn vị vận chuyển hoặc cửa hàng tự vận chuyển.
- Tổ chức chương trình tiếp thị: Một số phần mềm như GoSELL cung cấp tính năng tổ chức chương trình khuyến mãi và hỗ trợ tiếp thị như tạo mã giảm giá, miễn phí vận chuyển, giá bán sỉ…
- Các tính năng liên lạc bổ sung: Như chat trực tuyến, gửi email marketing…
Kết luận
Qua bài viết này, bạn đã tìm hiểu những yếu tố quan trọng cần có trong phần mềm quản lý bán hàng để giúp doanh nghiệp của bạn kinh doanh thành công. Các tính năng đã được liệt kê là cơ bản và còn nhiều tính năng khác tùy thuộc vào từng nhà cung cấp phần mềm. Hãy tìm đơn vị cung cấp phần mềm có tính năng phù hợp nhất với bạn.
Nếu bạn quan tâm đến phần mềm quản lý bán hàng đa kênh, hãy tìm hiểu về GoSELL. GoSELL cung cấp đầy đủ phần mềm và giải pháp bán hàng POS dành cho cửa hàng truyền thống và bán hàng online với website thương mại điện tử, app bán hàng và thiết kế landing page.
Giải pháp GoPOS của GoSELL có đầy đủ các tính năng cơ bản như đã nêu cũng như hàng chục tính năng mở rộng rất hữu ích cho doanh nghiệp. Đăng ký tìm hiểu về GoPOS hoặc gọi số hotline (028) 7303 0800 để được tư vấn ngay hôm nay nhé.
