Tổng quan về Phương pháp Agile – Mẹo giúp nhà quản trị thực hiện Agile hiệu quả hơn

Quản lý dự án luôn là một lĩnh vực được quan tâm hàng đầu đối với các nhà quản trị. Trong thị trường hiện tại, Phương pháp Agile đang từng bước thay thế và trở nên phổ biến hơn so với mô hình WaterFall truyền thống. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về các phương pháp Agile và những mẹo quản lý công việc hiệu quả hơn.

I. Phương pháp Agile là gì?

1. Khái niệm

Phương pháp Agile (Agile Software Development) là một phương thức linh hoạt trong việc phát triển phần mềm, với mục tiêu đưa sản phẩm đến tay người dùng nhanh chóng và tốt nhất.

Thực tế cho thấy, phương pháp Agile được xây dựng dựa trên nguyên tắc phân đoạn vòng lặp (iterative) và tăng trưởng (incremental). Nó là cách để quản lý một dự án bằng cách chia nhỏ thành nhiều giai đoạn. Nó tập trung vào sự hợp tác liên tục với tất cả các bên liên quan và cải thiện liên tục ở mọi giai đoạn. Khi bắt đầu công việc, nhóm chuyển qua các giai đoạn lập kế hoạch, thực hiện và đánh giá. Việc hợp tác liên tục là vô cùng quan trọng, không chỉ bên trong nhóm mà còn với các bên liên quan khác của dự án.

2. 4 Giá trị cốt lõi của Phương pháp Agile

• Cá nhân và tương tác quan trọng hơn quy trình và công cụ: Trong xây dựng phương pháp Agile, con người luôn được đặt lên hàng đầu. Chính con người là yếu tố tạo ra giá trị kinh doanh và thúc đẩy quá trình phát triển của doanh nghiệp.
• Sản phẩm dùng được tốt hơn tài liệu đầy đủ: Tập trung vào việc tạo ra phần mềm hoàn chỉnh để đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
• Cộng tác với khách hàng quan trọng hơn đàm phán hợp đồng: Hiểu rõ yêu cầu của khách hàng để tư vấn và điều chỉnh sản phẩm, chứ không chỉ dựa trên những điều khoản trong hợp đồng.
• Phản hồi thay đổi hơn là bám sát kế hoạch: Agile khuyến khích sự thích nghi với sự thay đổi, bao gồm thay đổi về công nghệ, nhân sự, thời gian hoàn thành và nhiều khía cạnh khác.

3. 12 nguyên tắc cốt lõi của Agile

Dưới đây là 12 nguyên tắc cơ bản của Phương pháp Agile.

II. 6 phương pháp Agile được ứng dụng phổ biến nhất hiện nay

Phương pháp Agile là phương pháp chính và nhiều chuyên gia đã tạo ra những phương pháp phụ dựa trên Agile. Trong phần này, chúng ta sẽ tìm hiểu về 6 phương pháp Agile phụ được sử dụng phổ biến nhất:

1. Kanban

Kanban là một phương tiện thực hiện đơn giản, mô tả tiến độ công việc một cách trực quan để quản lý dự án và cho phép nhóm nhìn thấy tiến độ và các nhiệm vụ cần hoàn thành trong tương lai. Khi quản lý theo phương pháp Kanban, dự án chủ yếu được quản lý thông qua bảng Kanban, chia nhỏ nhiệm vụ thành ba cột: “Cần làm”, “Đang làm” và “Hoàn thành”.

2. Scrum

Tương tự như Kanban, mô hình Scrum cũng dựa trên bảng Scrum riêng (tương tự như bảng Kanban) và nhóm các nhiệm vụ thành các cột dựa trên tiến độ. Tuy nhiên, điểm khác biệt chính giữa Kanban và Scrum là Scrum tập trung vào việc chia dự án thành các sprint và chỉ lập kế hoạch và quản lý từng sprint tại một thời điểm.

3. Extreme Programming (XP)

Đây là phương pháp được thiết kế cho việc phát triển phần mềm theo Agile. XP tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ giữa các cá nhân như một yếu tố quan trọng để đạt được thành công trong việc phát triển phần mềm. Ngoài ra, XP còn tập trung vào việc thúc đẩy tinh thần đồng đội, quan tâm đến việc học hỏi của các nhà phát triển và tạo ra một môi trường làm việc tốt.

4. Feature-driven development (FDD)

FDD là một khung làm việc khác trong Agile, phục vụ cho việc phát triển phần mềm của tổ chức. Nó tạo ra các mô hình phần mềm hai tuần một lần và phát triển và thiết kế các tính năng của mô hình. Cơ bản, nó là một quá trình phát triển lặp đi lặp lại, với mục tiêu chính là cung cấp phần mềm ổn định và hoạt động đúng thời hạn.

FDD chia dự án thành năm hoạt động cơ bản:

• Xây dựng mô hình tổng thể cho doanh nghiệp.
• Lập danh sách tính năng có trong phần mềm.
• Lập kế hoạch cho từng tính năng.
• Thiết kế phần mềm dựa trên từng tính năng.
• Xây dựng cấu trúc phần mềm dựa trên danh sách tính năng đã được liệt kê.

5. Phương pháp phát triển hệ thống động (DSDM)

Phương pháp này tập trung vào toàn bộ vòng đời của dự án và mục tiêu chính là đảm bảo nền tảng cho quản lý dự án. DSDM cung cấp một lộ trình đầy đủ để giao sản phẩm đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách. Tương tự như Scrum, XP và FDD, DSDM sử dụng sprint. Khung này dựa trên tám nguyên tắc cơ bản:

• Tập trung vào nhu cầu kinh doanh.
• Giao sản phẩm đúng thời hạn.
• Hợp tác.
• Không bao giờ giảm chất lượng.
• Xây dựng sản phẩm từ nền tảng ban đầu.
• Phát triển lặp đi lặp lại.
• Giao tiếp liên tục và rõ ràng.
• Thể hiện sự kiểm soát.

6. Crystal

Crystal Method đề xuất một quy trình phát triển phần mềm tốt nhất, với yếu tố “Con người” là cốt lõi của phương pháp. Ngoài ra, nó còn tập trung vào một số yếu tố khác như: sự tương tác, cộng đồng, kỹ năng, tài năng và giao tiếp để tăng cường sự tương hỗ giữa các cá nhân tham gia vào dự án.

III. 6 Mẹo quản lý dự án dễ dàng hơn với mô hình Agile Scrum

1. Kỹ năng chọn lọc thông tin khi thực hiện dự án

• Loại bỏ thông tin dư thừa, không cần thiết hoặc quá phức tạp để tránh lãng phí nguồn vốn dự án.
• Chỉ cung cấp những gì khách hàng yêu cầu, tránh việc thêm quá nhiều tính năng không cần thiết gây lãng phí tài nguyên và giảm lợi nhuận của doanh nghiệp.
• Tránh sự phức tạp vượt mức. Nếu không, dự án sẽ gặp phải nhiều chi phí, lỗi, hiểu lầm và rủi ro. Đôi khi, những thứ đơn giản lại mang lại nhiều giá trị hơn.

2. Tôn trọng sản phẩm của khách hàng

• Tôn trọng sản phẩm của khách hàng sẽ tạo ra tính cá nhân hóa và tăng sự gắn kết đối với khách hàng. Vòng đời nhân sự của doanh nghiệp luôn thay đổi, vì vậy, nhà quản trị cần kết nối các hoạt động tiền nhiệm và kế thừa để khách hàng nội bộ tham gia từ sớm vào quá trình cùng nhóm làm việc trong hoạt động tiền nhiệm.

3. Tránh lãng phí thời gian trong các cuộc họp

• Các cuộc họp không nên thường xuyên, vì chúng không chỉ lãng phí thời gian làm việc mà còn là một phần của nền văn hóa chậm trễ.
• Cuộc họp chỉ nên được diễn ra để tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện dự án mà không làm gián đoạn quá trình. Các cuộc họp cộng tác chỉ nên thảo luận vấn đề kỹ thuật.

4. Đo lường rủi ro trước khi thực hiện dự án

• Phân tích rủi ro trước khi bắt đầu dự án là hành động tích cực để giảm thiểu vấn đề trong tương lai, giúp dự án trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn.
• Nên lập kế hoạch dự phòng cho các tình huống rủi ro có thể xảy ra. Tuy nhiên, có thể giảm thiểu rủi ro thông qua việc sử dụng phần mềm quản lý rủi ro, lập kế hoạch cẩn thận, xác định, phân tích định tính và định tính, lập kế hoạch phản ứng, giám sát và kiểm soát.

5. Tập trung vào báo cáo số liệu thay vì văn bản dài dòng

• Sử dụng các phương pháp đồ họa sẽ thu hút nhiều sự chú ý hơn: sử dụng màu sắc, hình ảnh, biểu đồ, bảng, nguyên mẫu, v.v.
• Tập trung vào việc thông báo ngoại lệ và các vấn đề mới, chứ không chỉ tập trung vào những điểm tương đồng.

6. Tối ưu hóa và chuẩn hóa quy trình

• Tối ưu hóa và chuẩn hóa quy trình sẽ giúp quá trình làm việc của doanh nghiệp trở nên suôn sẻ hơn. Đồng thời, giúp doanh nghiệp giảm thiểu lỗi sai sót khi hoạt động. Một quy trình được tối ưu hóa có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như nâng cao hiệu suất và hiệu quả làm việc của nhân viên, giảm thiểu lỗi sai sót, tiết kiệm thời gian và chi phí qua việc tự động hóa các công việc đơn giản và tăng cường vị thế cạnh tranh trên thị trường.

IV. Quản lý tiến độ công việc dự án hiệu quả với phần mềm 1Office

Với việc áp dụng mô hình quản lý công việc chuyên nghiệp vào phần mềm, 1Office giúp bạn nắm bắt toàn diện công việc, thúc đẩy sự hợp tác trong nhóm. Sử dụng 1Office, bạn dễ dàng cắt giảm hoạt động lãng phí nguồn lực, tự động hóa quy trình làm việc và tập trung vào công việc mang lại giá trị thực sự cho doanh nghiệp.

Khi sử dụng phần mềm quản lý công việc 1Office để quản lý doanh nghiệp, bạn sẽ nhận được nhiều lợi ích sau:

• Quản lý công việc trực tuyến giúp nhà quản trị dễ dàng theo dõi toàn bộ quá trình thực hiện dự án.
• Với cấu trúc dựa trên mô hình Kanban, bạn có thể dễ dàng giao nhiệm vụ, theo dõi và đánh giá kết quả công việc của nhân viên.
• Nhận xét và nhắc nhở về tiến độ công việc của nhân viên trực tiếp trên các thẻ công việc mà không cần phải gặp gỡ trực tiếp.

Qua bài viết này, chúng tôi hi vọng rằng thông tin từ 1Office đã giúp bạn có cái nhìn cụ thể và rõ ràng hơn về Phương pháp Agile Scrum và các mẹo giúp quản lý tiến độ công việc hiệu quả hơn cho doanh nghiệp.

Thông tin liên hệ và tham khảo:

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage 1Office: https://www.facebook.com/1officevn
• Youtube: https://www.youtube.com/c/1OfficeNềntảngquảnlýtổngthểDoanhNghiệp