Quản lý đơn hàng là gì?
Quản lý đơn hàng là quá trình tiếp nhận và xử lý đơn hàng từ khi khách hàng đặt mua cho đến khi giao hàng thành công. Đây là bước quan trọng để đảm bảo sản phẩm được gửi đi đúng theo yêu cầu về giá, chất lượng, số lượng, mẫu mã và thời gian giao hàng đã được thỏa thuận giữa doanh nghiệp và khách hàng.
Qua quá trình quản lý đơn hàng, doanh nghiệp thực hiện các hoạt động từ việc thu thập đơn hàng, quản lý và kiểm soát hàng tồn kho, kiểm tra hàng hóa, vận chuyển, đóng gói và gửi hàng cho khách hàng. Thông tin về xuất nhập hàng và doanh thu sẽ được cập nhật sau khi đơn hàng rời khỏi kho và doanh nghiệp nhận được thanh toán từ khách hàng.
Tại sao quản lý đơn hàng quan trọng?
Giảm rủi ro và tối ưu chi phí
Quản lý đơn hàng ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống và quy trình trong chuỗi cung ứng. Đa phần doanh nghiệp không tự thực hiện quy trình xử lý đơn hàng mà phải phối hợp với nhiều bên khác như nhà cung cấp nguyên vật liệu, dịch vụ đóng gói và đơn vị vận chuyển. Do đó, việc xây dựng một quy trình quản lý đơn hàng tối ưu, tự động hóa giúp doanh nghiệp kiểm soát tình trạng đơn hàng tử tế hơn, giảm các rủi ro và chi phí không cần thiết.
Tạo trải nghiệm mua hàng suôn sẻ
Quản lý đơn hàng cũng ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm mua hàng của khách hàng. Đặc biệt đối với doanh nghiệp bán hàng trên nhiều kênh, khách hàng mong muốn trải nghiệm mua hàng liền mạch. Các thông tin về tình trạng đơn hàng sẽ được cập nhật thông qua email, website, sàn thương mại điện tử. Khi gặp vấn đề, khách hàng có thể trả hàng tại cửa hàng. Điều này mang lại sự tiện lợi và tạo nên trải nghiệm tuyệt vời. Đồng thời, đảm bảo giao hàng đúng thời gian cũng rất quan trọng để duy trì lòng tin của khách hàng.
Quy trình quản lý đơn hàng
Quy trình quản lý đơn hàng có thể khác nhau tùy thuộc vào từng công ty. Tuy nhiên, thông thường quy trình cơ bản sẽ bao gồm bốn giai đoạn sau:
Giai đoạn 1: Tiếp nhận đơn hàng
Giai đoạn đầu tiên là khi khách hàng đặt hàng và hoàn thành thanh toán. Khách hàng thường đặt hàng qua website, sàn thương mại điện tử, điện thoại, email,…
Giai đoạn 2: Xác nhận đơn hàng
Thông tin đơn hàng sẽ được xác nhận và thông báo cho khách hàng qua email, điện thoại hoặc trang đặt hàng. Đối với đơn hàng trên website, khách hàng sẽ nhận được thông báo từ trang web và email xác nhận đặt hàng thành công. Thông tin khách hàng sẽ được lưu trữ lại.
Giai đoạn 3: Xử lý và hoàn tất đơn hàng
Nhân viên sẽ xác nhận đơn hàng, tạo hóa đơn, chuẩn bị hàng, đóng gói và giao hàng. Giai đoạn này chia làm hai bước chính:
Chuẩn bị hàng và đóng gói
Người bán sẽ lấy hàng từ kho và chuẩn bị gói hàng. Khi hàng hóa trong kho đã được phân loại rõ ràng, việc chuẩn bị và lấy hàng sẽ nhanh chóng hơn. Sau khi hàng hóa được đóng gói cẩn thận, nhân viên sẽ lập phiếu xuất kho và giao cho đơn vị vận chuyển.
Vận chuyển hàng
Sau khi đóng gói, hàng hóa sẽ được chuyển cho khách hàng. Vận chuyển có thể do doanh nghiệp tự thực hiện hoặc sử dụng dịch vụ của bên thứ ba. Khi giao hàng, nhân viên sẽ xuất hóa đơn và nhãn vận chuyển. Thông tin tình trạng đơn hàng sẽ được cập nhật trên website, email hoặc trang đặt hàng tuỳ thuộc vào cách khách hàng đặt hàng.
Giai đoạn 4: Xử lý các hoạt động sau bán hàng
Đây là giai đoạn cuối cùng trong quy trình quản lý đơn hàng. Doanh nghiệp sẽ liên hệ với khách hàng để đảm bảo hết sức hài lòng với sản phẩm mua. Đối với trường hợp đổi trả hàng, doanh nghiệp sẽ thực hiện các hoạt động nhập, xuất hàng và gửi lại cho khách.
Cách quản lý đơn hàng hiệu quả nhất
Chuẩn hóa quy trình xử lý đơn hàng
Công ty nên xây dựng quy trình xử lý đơn hàng thống nhất thay vì sử dụng nhiều phương pháp khác nhau cho các kênh bán hàng. Điều này giúp tránh sai sót và đảm bảo trải nghiệm mua hàng tốt, đặc biệt khi doanh nghiệp phát triển và mở rộng.
Tập trung toàn bộ đơn hàng trong một hệ thống
Với nhiều kênh bán hàng khác nhau như website, sàn thương mại điện tử và cửa hàng, việc quản lý đơn hàng trở nên khó khăn. Doanh nghiệp nên tích hợp thông tin đơn hàng từ các kênh vào một hệ thống duy nhất và sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng đa kênh. Điều này giúp quản lý có cái nhìn tổng quan về tình trạng hàng hóa, tồn kho và lượng hàng đã bán.
Tự động hóa quy trình quản lý đơn hàng
Việc sử dụng quá nhiều hoạt động thủ công dẫn đến tăng thời gian và có thể gây sai sót. Do đó, cần tìm cách tự động hóa quy trình bán hàng. Đơn hàng sẽ được tự động cập nhật lên hệ thống và thông báo cho nhân viên xử lý. Tình trạng đơn hàng sẽ hiển thị, giúp doanh nghiệp quản lý và xử lý kịp thời khi có vấn đề phát sinh. Điều này giúp tăng tốc độ xử lý đơn hàng và đảm bảo khách hàng nhận hàng đúng thời gian dự kiến.
Hiện nay, doanh nghiệp thường sử dụng hệ thống quản lý đơn hàng đa kênh (Order Management System – OMS) để tự động hóa quy trình. OMS giúp doanh nghiệp quản lý vòng đời đơn đặt hàng, cập nhật thông tin đơn hàng và quy trình theo thời gian thực.
Magenest hiện đang triển khai hệ thống quản lý đơn hàng đa kênh OMS trên nền tảng Odoo, giúp quản lý đơn hàng hiệu quả mọi lúc, mọi nơi. Hãy liên hệ với Magenest để biết thêm về hệ thống OMS!
Kết luận: Doanh nghiệp cần có một quy trình quản lý đơn hàng tốt để tránh rủi ro, tối ưu chi phí và tăng doanh số. Hi vọng qua bài viết này, doanh nghiệp đã hiểu rõ về quản lý đơn hàng, vai trò của nó và cách quản lý đơn hàng hiệu quả nhất.
