Thu hộ và chi hộ: Định nghĩa và các trường hợp áp dụng
Thu hộ hoặc chi hộ là khi một doanh nghiệp đại diện thu tiền hoặc chi tiền thay mặt cho một tổ chức hoặc cá nhân khác, và số tiền này không liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đó.
Việc thực hiện thu hộ hoặc chi hộ yêu cầu có văn bản cụ thể như hợp đồng uỷ quyền, văn bản uỷ quyền, và văn bản tương tự. Đây là căn cứ để xác nhận việc thu hộ hoặc chi hộ và thuận lợi cho quá trình giải trình sau này (nếu có).
Thu hộ và chi hộ có cần xuất hóa đơn không?
Theo quy định tại Khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC, người bán hàng hoá hoặc dịch vụ phải lập hóa đơn khi bán hàng, bao gồm cả trường hợp hàng hoá hoặc dịch vụ được sử dụng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, hoặc hàng hoá và dịch vụ được sử dụng để đền bù, tặng, trao đổi, hoặc thanh toán lương cho lao động (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ và tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất).
Theo Công văn 2519/CT-TTHT, trong trường hợp công ty làm đại lý cho các hãng tàu nước ngoài và thu hộ tiền cước vận tải quốc tế từ khách hàng, công ty phải lập hóa đơn GTGT (thuế suất 0%) khi thu tiền cước vận tải quốc tế và khấu trừ thuế nhà thầu (thuế thu nhập doanh nghiệp theo thuế suất 2% trên toàn bộ cước vận tải thu hộ) khi trả lại tiền cước thu hộ cho các hãng tàu nước ngoài. Công ty không cần kê khai và tính thuế GTGT.
Trong trường hợp công ty chi trả hộ các khoản phí và lệ phí liên quan đến tàu ghé cảng Việt Nam cho các hãng tàu, công ty chỉ lập chứng từ thu, không lập hóa đơn GTGT.
Vì vậy, trong trường hợp thu hộ, doanh nghiệp cần lập hóa đơn GTGT và xuất phiếu chi khi trả tiền thu hộ. Trong trường hợp chi hộ, doanh nghiệp không cần lập hóa đơn GTGT khi chi hộ và thu lại tiền chi hộ. Lưu ý, nếu hóa đơn mang tên công ty chi hộ, khi thu lại tiền chi hộ, doanh nghiệp phải xuất hóa đơn GTGT và tính thuế GTGT tương ứng.
Khoản thu hộ và chi hộ có cần kê khai và tính nộp thuế GTGT?
Theo quy định tại Điểm d Khoản 7 Điều 5 Thông tư 219/2013/TT-BTC, các khoản thu hộ không liên quan đến việc bán hàng hoá hoặc dịch vụ của doanh nghiệp không cần kê khai và tính nộp thuế GTGT.
Ví dụ, đối với công ty có hoạt động cho thuê nhà xưởng và thu tiền điện, tiền nước và thu khác liên quan đến hoạt động cho thuê, khi thu tiền từ khách hàng trên 200.000 đồng thì công ty phải lập hóa đơn GTGT theo quy định. Nhưng nếu khoản thu đó là thu hộ hoặc chi hộ cho khách hàng thì công ty không cần kê khai và tính nộp thuế GTGT vì khoản thu này không liên quan đến việc bán hàng hoá hoặc dịch vụ của công ty. Các khoản thu hộ và chi hộ này không được tính vào doanh thu và chi phí khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
Ngoài ra, đối với khoản chi hộ từ 20 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp không được nhận lại tiền mặt. Thay vào đó, theo quy định tại Khoản 10 Điều 1 Thông tư 26/2015/TT-BTC, doanh nghiệp phải thực hiện thanh toán bằng chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Kết luận
Khi doanh nghiệp thực hiện thu hộ hoặc chi hộ theo ủy quyền hoặc hợp đồng giữa hai bên, có một số quy định và kinh nghiệm quan trọng cần lưu ý:
- Trong trường hợp thu hộ, doanh nghiệp phải lập hóa đơn GTGT, nhưng không cần kê khai và tính nộp thuế GTGT vì không liên quan đến việc bán hàng hoá hoặc dịch vụ của doanh nghiệp. Công ty lập phiếu chi khi trả tiền thu hộ.
- Trong trường hợp chi hộ, doanh nghiệp không phải lập hóa đơn GTGT khi chi hộ và thu lại tiền chi hộ. Những chi phí chi hộ này không liên quan đến hoạt động sản xuất và kinh doanh của công ty, vì vậy không được tính vào chi phí trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
- Đối với khoản chi hộ mang tên công ty chi hộ, khi thu lại tiền chi hộ, công ty phải xuất hóa đơn GTGT và tính thuế GTGT tương ứng.
Đây là những quy định được làm rõ trong Thông tư 26/2015/TT-BTC và Thông tư 219/2013/TT-BTC.
Hãy tiếp tục theo dõi để có thêm nhiều thông tin hữu ích!
