Văn phòng ảo là gì và hoạt động như thế nào?
Theo Luật Doanh nghiệp năm 2020, trụ sở chính của một doanh nghiệp phải đặt tại Việt Nam, có địa chỉ liên lạc theo địa giới đơn vị hành chính, và đi kèm số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có). Để được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp buộc phải có trụ sở chính hợp pháp và công bố thông tin trong hồ sơ đăng ký thành lập.
Mặc dù không có quy định cấm việc đặt trụ sở trùng nhau, tức là nhiều doanh nghiệp có thể sử dụng cùng một địa chỉ hợp lệ, dịch vụ cho thuê văn phòng ảo đã xuất hiện. Văn phòng ảo là mô hình cung cấp trụ sở chính doanh nghiệp với đầy đủ chức năng, bao gồm địa điểm giao dịch, biển hiệu công ty, số điện thoại, số fax, nhân viên lễ tân, phòng họp và các dịch vụ hành chính, báo cáo thuế,…
Doanh nghiệp có nên thuê văn phòng ảo?
Trước khi quyết định thuê văn phòng ảo, hãy xem xét các ưu và nhược điểm sau:
Ưu điểm
- Tiết kiệm chi phí, thời gian và nhân sự, đặc biệt trong các thành phố lớn. Không cần mua thiết bị văn phòng, lo lắng về vận hành hoặc quản lý toà nhà,…
- Tạo thêm cơ hội kinh doanh và củng cố hình ảnh doanh nghiệp. Văn phòng ảo thường tọa lạc tại các toà nhà trung tâm thành phố và giúp doanh nghiệp tập trung kinh doanh.
- Địa chỉ văn phòng ảo cố định, không cần tìm kiếm, cải tạo hoặc sắp xếp lại văn phòng mới.
Nhược điểm
- Thiếu sự chủ động và thoải mái trong việc sử dụng văn phòng. Không gian làm việc chật hẹp khi nhiều doanh nghiệp thuê cùng một địa chỉ. Cần đặt lịch hẹn trước khi sử dụng các tiện ích và dịch vụ.
- Gây nhầm lẫn cho khách hàng hoặc đối tác khi nhiều công ty sử dụng cùng một địa chỉ.
- Rủi ro tranh chấp với đơn vị cung cấp dịch vụ. Thuê văn phòng ảo là giao dịch cho thuê tài sản, có thể dẫn đến tranh chấp về chi phí, thời hạn thanh toán,…
Với những ưu và nhược điểm trên, việc thuê văn phòng ảo sẽ phù hợp hơn với các đối tượng sau:
- Các doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn mở rộng thị trường hoặc đặt văn phòng đại diện tại trung tâm thành phố.
- Các cá nhân hoặc nhóm chuẩn bị hoặc muốn thành lập doanh nghiệp với chi phí thấp.
- Các chuyên viên tư vấn hoặc các nhóm dự án ngắn hạn cần văn phòng làm việc với đầy đủ tiện nghi.
- Các công ty nước ngoài muốn khảo sát thị trường Việt Nam trước khi triển khai dự án.
