Tiêu Chuẩn 5S – Công Cụ Cải Tiến Năng Suất Nhật Bản

Giới thiệu

Tiêu Chuẩn 5S – Cách Cải Tiến Hiệu Quả sản là một công cụ hữu ích mà mọi doanh nghiệp nên tìm hiểu để quản lý chất lượng hiệu quả. Một doanh nghiệp hoạt động không hiệu quả và có thể gặp phá sản có thể do nhiều nguyên nhân. Một trong những nguyên nhân phổ biến là không xây dựng được một mô hình quản lý tối ưu. Tiêu chuẩn 5S ra đời với mục đích chính là loại bỏ lãng phí trong sản xuất, giảm thiểu các hoạt động không gia tăng giá trị, cung cấp môi trường làm việc với tinh thần cải tiến liên tục, cải thiện tình trạng an toàn và chất lượng. Đây là phương pháp quản lý hữu ích dành cho mỗi doanh nghiệp, đề cập tới các giải pháp cải tổ giúp doanh nghiệp phát triển bền vững hơn.

TIÊU CHUẨN 5S LÀ GÌ?

Trước tiên, cần hiểu rõ rằng 5S không phải là một công cụ mà là một phương pháp quản lý doanh nghiệp. Gọi là tiêu chuẩn 5S vì nó là viết tắt của 5 từ trong tiếng Nhật gồm: Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc), và Shitsuke (Sẵn sàng). Nội dung cụ thể của mỗi từ sẽ được trình bày chi tiết hơn trong phần Hướng dẫn áp dụng 5S trong doanh nghiệp. Phương pháp này đã được hình thành ở Nhật Bản, nơi được biết đến là một quốc gia có tính kỷ luật cao. TOYOTA là thương hiệu đầu tiên áp dụng 5S. Nhờ tính hiệu quả rõ rệt mà 5S đã không chỉ trở nên phổ biến ở nhiều công ty Nhật Bản mà còn được áp dụng rộng rãi tại nhiều tổ chức, doanh nghiệp trên thế giới. Tiêu chuẩn 5S đã được áp dụng lần đầu tiên ở Việt Nam vào năm 1993 tại công ty Nhật (VYNIKO). Cho đến nay, đã có rất nhiều cơ quan, đơn vị sản xuất đã áp dụng phương pháp này để xây dựng mô hình quản lý của mình, trong đó có công ty CNC VINA, Bệnh viện Phụ sản Hà Nội, Sở ngoại vụ Thành phố Đà Nẵng,…

PHẠM VI ÁP DỤNG CỦA BỘ TIÊU CHUẨN ĐÁNH GIÁ 5S

• Tiêu chuẩn 5S có thể áp dụng cho mọi ngành nghề, lĩnh vực, bao gồm kỹ thuật, y tế, nông nghiệp, thủy điện, hành chính,…
• 5S có thể áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp, tổ chức, bao gồm doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH), công ty TNHH 1 thành viên, công ty cổ phần, công ty hợp doanh, cơ quan nhà nước,…
• 5S có thể áp dụng cho mọi quy mô, bao gồm siêu nhỏ, nhỏ, vừa, lớn,…

LỢI ÍCH CỦA TIÊU CHUẨN 5S ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP

• Loại bỏ lãng phí trong quy trình sản xuất: Minh chứng là công ty sản xuất gỗ và phân phối vật liệu xây dựng Boise Cascade của Mỹ đã giảm lượng phụ từng lưu trữ trong kho tại 1 nhà máy tới 300.000 USD khi áp dụng 5S.
• Hạn chế tình trạng hỏng hóc, thất lạc, thất thoát tài nguyên, tránh lãng phí cho doanh nghiệp.
• Tiết kiệm thời gian, công sức trong công việc, tránh được những sai sót nhờ mọi thứ đều được sắp xếp gọn gàng theo đúng quy định: Việc áp dụng 5S tại một số bệnh viện trên thế giới giúp tăng diện tích lưu trữ thêm 10% và giảm thời gian tìm kiếm tài liệu xuống 20%.
• Phát hiện kịp thời các nguy cơ tiềm ẩn hay sự cố bất thường trong quá trình kiểm tra định kỳ để giải quyết nhanh chóng.
• Cắt giảm các hoạt động dư thừa, không mang lại giá trị và lợi nhuận cho doanh nghiệp.
• Cải thiện môi trường, điều kiện làm việc an toàn, sạch sẽ từ đó bảo vệ sức khỏe nhân viên, giúp người lao động hăng say hơn với công việc. Minh chứng là tỷ lệ sự cố của Boise Cascade giảm 1.5%.
• Nâng cao tính tự giác và kỷ luật của người lao động.
• Nâng cao năng suất lao động, chất lượng sản phẩm hàng hóa. Minh chứng là khi áp dụng 5S, Trung tâm hỗ trợ khách hàng của Hewlett-Packard ghi nhận giảm số lượng các cuộc gọi lại của khách hàng về cùng một vấn đề và giảm thời lượng gọi trên một khách hàng.
• Mở ra nhiều cơ hội phát triển, hợp tác kinh doanh hơn cho doanh nghiệp. Ví dụ là một xí nghiệp in tại Hà Nội khi áp dụng 5S đã được hãng Cannon lựa chọn là một trong 3 nhà cung ứng dịch vụ in ấn tốt nhất tại khu vực Đông Nam Á.

Hướng dẫn áp dụng tiêu chuẩn đánh giá 5S nhà xưởng

Việc áp dụng tiêu chuẩn 5S cho doanh nghiệp thường trải qua 3 giai đoạn cụ thể như sau:

Giai đoạn 1: Chuẩn bị và khởi động 5S

1. Thành lập ban chỉ đạo và thực hiện 5S: Dựa trên quy mô công ty và số lượng các ban và nhân viên, có thể thành lập ban chỉ đạo, ban đào tạo, ban quảng bá, ban đánh giá.
2. Xác định cá nhân chịu trách nhiệm chính về hoạt động 5S.
3. Xây dựng sơ đồ mặt bằng và phân công trách nhiệm: Xác định tất cả các khu vực trong công ty, kể cả khu vực công cộng. Hình thành các nhóm, chỉ định trưởng nhóm và phân công mỗi nhóm chịu trách nhiệm một khu vực, lưu ý không bỏ sót khu vực nào.
4. Đào tạo về 5S: Triển khai đào tạo với sự tham gia của mọi thành viên trong doanh nghiệp để nâng cao nhận thức và xây dựng tính tự giác, kỷ luật cho mỗi cá nhân.
5. Chuẩn bị các dụng cụ vệ sinh: Xác định cần dụng cụ nào, số lượng bao nhiêu, cất giữ ở đâu, và ai là người sẽ chuẩn bị và quản lý các dụng cụ đó.
6. Thông báo chính thức của lãnh đạo cao nhất: Lãnh đạo cao nhất tuyên bố cam kết của công ty về hoạt động 5S và các nội dung liên quan.
7. Tổng vệ sinh toàn công ty: Cung cấp các dụng cụ vệ sinh đã chuẩn bị cho từng cá nhân và ghi lại hình ảnh trước, trong và sau buổi tổng vệ sinh để làm tư liệu đào tạo, quảng bá và phân tích hiệu quả của hoạt động 5S.

Giai đoạn 2: Thực hiện Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke

1. Seiri – Sàng lọc (S1):

   • Liệt kê, phân loại, lựa chọn và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc (Bao gồm: máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu, vật dụng, đồ dùng, tài liệu…).
   • Với những thứ cần thiết, xác định rõ số lượng và thời gian cần sử dụng.
   • Những thứ không cần thiết có thể di dời, bán đi hoặc tái sử dụng nếu có thể. Khâu này cần được thực hiện định kỳ.

2. Seiton – Sắp xếp (S2):

   • Bố trí các vật dụng được lựa chọn giữ lại tại những nơi dễ thấy, dễ lấy, dễ trả theo mức độ cần thiết.
   • Tất cả các vật dụng cần có một vị trí quy định riêng đi kèm với dấu hiệu nhận biết rõ ràng để tránh nhầm lẫn, thất lạc và thất thoát đồ dùng tại cơ sở.

3. Seiso – Sạch sẽ (S3):

   • Giữ gìn vệ sinh nơi làm việc và khu vực lân cận, bao gồm máy móc, thiết bị, vật dụng, môi trường, cảnh quan, mỹ quan thông qua các hoạt động cá nhân vệ sinh hằng ngày và tổng vệ sinh.
   • Xây dựng kế hoạch vệ sinh cụ thể, ghi rõ người thực hiện, nội dung vệ sinh, phương pháp, dụng cụ và quy trình.

4. Seiketsu – Săn sóc (S4):

   • Xây dựng hệ thống để duy trì và chuẩn hóa S1, S2, S3 bằng cách thiết lập các quy trình, quy định, cảnh báo bằng văn bản, hình ảnh.
   • Định kỳ đào tạo các nhân viên, xác định trách nhiệm 5S của mỗi cá nhân và khen thưởng thành tích tốt.
   • Quan tâm đến việc tuân thủ các quy định để xây dựng ý thức và kỷ luật cho mỗi cá nhân.

5. Shitsuke – Sẵn sàng (S5):

   • Hình thành thói quen và tác phong để mỗi thành viên trong doanh nghiệp đều tự giác và chủ động kết hợp nhuần nhuyễn với các chuẩn mực 5S.
   • Thực hiện tốt khâu này không chỉ nâng cao năng suất lao động cá nhân mà còn cải thiện hiệu suất chung của toàn bộ doanh nghiệp.

Giai đoạn 3: Tự kiểm tra, đánh giá thực hành 5S và hoạt động cải tiến

1. Tự kiểm tra, đánh giá 5S trong doanh nghiệp:

   • Đánh giá hiệu quả và khía cạnh tích cực khi thực hiện 5S.
   • Khuyến khích nhân viên có thành tích tốt và nhân rộng sáng kiến cải tiến.
   • Tìm ra các hạn chế và khắc phục.

2. Các bước đánh giá 5S:
   2.1. Chuẩn bị đánh giá:

   • Thành lập đoàn đánh giá và lên kế hoạch đánh giá.
   • Xây dựng tiêu chí đánh giá và chuẩn bị tài liệu và phương tiện cần thiết.

   2.2. Tiến hành đánh giá:

   • Họp khai mạc để nêu mục đích và nội dung đánh giá.
   • Tiến hành đánh giá.
   • Họp kết thúc để trình bày kết quả đánh giá và những điểm cần khắc phục.

3. Trao thưởng sau đánh giá:

   • Tổ chức các cuộc thi 5S trong doanh nghiệp và hoạt động cải tiến.
   • Tiếp cận hệ thống chu trình P-D-C-A (Lập kế hoạch – Triển khai thực hiện – Kiểm tra kết quả – Điều chỉnh, cải tiến).
   • Sử dụng phương pháp quản lý trực quan và triển khai nhóm kiểm soát chất lượng để đóng góp cải tiến cho doanh nghiệp.
   • Khuyến khích cải tiến liên tục bằng cách sử dụng công cụ Kaizen và áp dụng các chỉ số đánh giá hiệu suất KPIs.

Để được tư vấn về 5S, vui lòng liên hệ thuvientieuchuan.org qua Hotline 0948.690.698.