Khái niệm cơ bản về văn thư lưu trữ

Để hiểu rõ hơn về văn thư lưu trữ và vai trò quan trọng của nó trong thời kỳ công nghệ thông tin phát triển, chúng ta cùng tìm hiểu những khái niệm cơ bản của công việc này.

Văn thư: Hội tụ giữa công văn và giấy tờ

Văn thư là thuật ngữ chỉ những công văn và giấy tờ cần được lưu giữ và duy trì tính nguyên vẹn cũng như đầy đủ thông tin. Đây là một phần không thể thiếu trong các tổ chức, bất kể là cơ quan nhà nước hay doanh nghiệp.

Kho tài liệu văn thư

Công tác văn thư: Quy trình quản lý giấy tờ

Công tác văn thư bao gồm tất cả các công việc liên quan đến xử lý và quản lý các công văn giấy tờ, từ việc soạn thảo (đối với tài liệu đi) hoặc tiếp nhận (đối với tài liệu đến) cho đến khi hoàn tất xử lý công việc, lập hồ sơ và lưu trữ vào nơi phù hợp (thường là trong kho, phòng, hay tủ kín).

Tác dụng của công tác văn thư

• Đẩy nhanh tiến độ và tăng hiệu quả của hoạt động trong các cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp, giảm thủ tục giấy tờ và tiết kiệm thời gian.
• Bảo mật thông tin và đảm bảo tính suôn sẻ của hoạt động trong các đơn vị, tổ chức.
• Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ.

Nội dung công tác văn thư

Các công việc trong cơ quan mà cán bộ và nhân viên phải đảm nhiệm:

• Thảo văn bản và ghi biên bản họp, hội nghị là trách nhiệm chuyên viên và cán bộ.
• Chỉnh sửa và duyệt bản thảo là trách nhiệm của chuyên viên và người đứng đầu.
• Đánh máy và in là trách nhiệm của nhân viên đánh máy.
• Trình ký văn thư.
• Ký thủ trưởng.
• Quản lý con dấu chặt chẽ và sử dụng con dấu đúng quy định của văn thư.
• Ghi vào sổ và thực hiện thủ tục gửi đi của văn thư.
• Cấp phát giấy đi đường, giấy giới thiệu là công việc của văn thư.
• Tiếp nhận và ghi vào sổ công văn đến là công việc của văn thư.
• Chuyển đến bàn thủ trưởng các công văn đến.
• Chuyển đến văn thư các công văn đến.
• Theo dõi việc giải quyết công văn đến, bao gồm cả theo dõi nội dung của thủ trưởng và thời gian giải quyết của văn thư.
• Lập hồ sơ cho tất cả những người liên quan đến công văn giấy tờ.
• Nộp hồ sơ vào nơi lưu trữ của tất cả những người có hồ sơ.

Công tác lưu trữ: Sự quản lý thông tin hiện đại

Khái niệm công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ bao gồm tất cả các công việc liên quan đến tổ chức, quản lý và sử dụng hệ thống lưu trữ tài liệu để đáp ứng các yêu cầu xã hội.

Nội dung công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ bao gồm các khâu nghiệp vụ chính như thu thập, phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và tổ chức phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu.

Số hóa tài liệu văn thư lưu trữ

Tính chất và mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ

Tính chất của công tác văn thư và công tác lưu trữ

1. Tính chất bảo mật:
   Tài liệu trong văn thư và lưu trữ chứa đựng nhiều thông tin bí mật của Đảng, Nhà nước, ngành nghề, cơ quan… Điều này đòi hỏi công tác văn thư và lưu trữ phải tuân thủ chặt chẽ các nguyên tắc, quy định và thủ tục, và cán bộ thực hiện công việc này phải luôn có tinh thần trách nhiệm, ý thức cảnh giác, tuân thủ nghiêm ngặt các qui chế về bảo vệ thông tin.

2. Tính chất khoa học:
   Với khối lượng thông tin lớn chứa đựng trong tài liệu, công tác văn thư và lưu trữ phải tuân thủ phương pháp khoa học và có hệ thống lý luận riêng để tối ưu hóa việc sử dụng tài liệu.

Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ

• Văn thư cung cấp nguồn tài liệu chính và không bao giờ cạn kiệt cho công tác lưu trữ. Khi công tác văn thư được thực hiện tốt, việc phục vụ và bổ sung cho công tác lưu trữ sẽ trở nên dễ dàng hơn.

• Các tài liệu phải được chuẩn bị đầy đủ và đúng loại văn bản để khi hoàn tất xử lý, có thể tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân loại, xác định giá trị và phục vụ cho công tác khai thác.

• Việc lập hồ sơ tại giai đoạn văn thư được thực hiện tốt sẽ giúp tránh tình trạng nhận tài liệu chưa chỉnh lý, tiết kiệm thời gian và công sức trong việc khôi phục và lập lại hồ sơ tài liệu.

• Nếu công tác lưu trữ được thực hiện tốt, sẽ giúp phát hiện các vấn đề cần điều chỉnh trong công tác văn thư.

Chứng chỉ nghiệp vụ văn thư lưu trữ

Công tác văn thư và công tác lưu trữ là hai hoạt động có nội dung nghiệp vụ khác nhau nhưng có mối quan hệ mật thiết và không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan. Vì vậy, chúng ta cần quan tâm và tổ chức tốt công tác văn thư để phục vụ cho công tác hàng ngày và lâu dài.