Hoá đơn đỏ là gì? 7 điều quan trọng về hóa đơn đỏ bạn cần biết

Khái niệm hoá đơn đỏ

“Hoá đơn đỏ” còn gọi là “hóa đơn GTGT” hoặc “hóa đơn VAT”. Nó là một loại chứng từ do Bộ Tài chính phát hành hoặc doanh nghiệp tự in, miễn là đã đăng ký mẫu với Cơ quan thuế. Hiện nay, Cơ quan thuế chỉ chịu trách nhiệm phát hành hoá đơn lẻ và giám sát việc sử dụng hoá đơn đỏ của các doanh nghiệp.

Hoá đơn đỏ trong tiếng Anh

Trong tiếng Anh, “hoá đơn đỏ” được gọi là “Value Added tax invoice” hoặc “VAT bill”. Nó là một loại chứng từ thể hiện giá trị hàng bán dịch vụ cung cấp cho người mua và cũng là căn cứ xác định số thuế cần nộp vào ngân sách nhà nước của doanh nghiệp.

Hoá đơn đỏ và hoá đơn bán hàng

Hóa đơn bán hàng và hóa đơn GTGT là hai loại hóa đơn phổ biến trong doanh nghiệp, nhưng chúng không giống nhau. Hóa đơn bán hàng và hóa đơn GTGT đều được lập sau khi doanh nghiệp bán hàng và xuất hàng. Phân biệt chúng rất quan trọng đối với kế toán để công tác kê khai và hoạch toán cho doanh nghiệp hiệu quả.

Mục đích sử dụng hoá đơn đỏ

Việc mua bán hàng hóa và dịch vụ bắt buộc phải có hoá đơn. Lập hoá đơn là trách nhiệm của người bán hàng hóa và dịch vụ. Hoá đơn đỏ là căn cứ để người mua lưu giữ hoá đơn, kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào và hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh, hoàn thuế và các hoạt động liên quan.

Điều kiện để hoá đơn đỏ hợp lệ

Hoá đơn đỏ hợp lệ phải viết đúng theo nguyên tắc quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC và 219/2013/TT-BTC, bao gồm đầy đủ nội dung bắt buộc, tên và địa chỉ của hai bên giao dịch mua bán, thông tin hàng hoá hoặc dịch vụ, và chữ ký và dấu của hai bên.

Khi nào doanh nghiệp được xuất hoá đơn đỏ?

Theo quy định của pháp luật, bên bán hàng hóa và dịch vụ phải xuất hoá đơn đỏ. Đối với các hóa đơn có giá trị trên 200.000 đồng, người mua phải trả thêm 10% giá trị hàng hóa (thuế GTGT) để người bán có thể thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế. Doanh nghiệp cũng có thể in hoá đơn đỏ nếu đã đăng ký phương pháp tính thuế khấu trừ.

Rủi ro khi mua bán hoá đơn đỏ

Việc mua bán hoá đơn đỏ trái pháp luật có thể mang lại nhiều rủi ro. Những rủi ro này bao gồm:

1. Bên bán giao cho bên mua hóa đơn đỏ liên 2 có giá trị khác nhau.
2. Nếu hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng, bên mua phải chuyển khoản cho bên bán.
3. Doanh nghiệp có dấu hiệu bán hoá đơn đỏ (bán hoá đơn khống) nhưng chưa đủ căn cứ để phạt, thường sẽ bị cơ quan thuế sát sao.
4. Nếu doanh nghiệp mua hoá đơn không giải trình được tính hợp lý, có thực của hoá đơn đầu vào, sẽ bị xuất toán và phạt hành chính, nặng thì có thể bị điều tra hình sự.

Nơi mua hoá đơn đỏ

Người bán hàng có thể mua hoá đơn đỏ từ các địa điểm sau:

• Nếu hoá đơn bán hàng trực tiếp không có thuế GTGT, người mua có thể xin cấp hoá đơn từ cuốn của Cơ quan thuế trực thuộc.
• Nếu hoá đơn bán lẻ theo từng lần phát sinh, khi có nhu cầu, người mua có thể làm thủ tục với Cơ quan thuế.

Trường hợp người mua cần lấy hoá đơn đỏ

Việc người mua hàng lấy hoá đơn đỏ khi giao dịch hàng hóa giúp Nhà nước kiểm soát việc bên bán có thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về thuế theo quy định của pháp luật. Đối với doanh nghiệp, việc lấy hoá đơn đỏ sau mỗi giao dịch mua bán là cần thiết để làm căn cứ hạch toán chi phí doanh nghiệp. Tuy nhiên, đối với khách lẻ, việc lấy hoá đơn đỏ không phải là một thói quen phổ biến.

Quy định xử phạt liên quan đến hoá đơn đỏ

Có những quy định xử phạt đối với các sai phạm liên quan đến hoá đơn đỏ. Ví dụ:

• Trường hợp mất hoá đơn bán hàng mua, việc xử phạt sẽ tuỳ thuộc vào thời điểm mất hoá đơn đỏ và có tình tiết giảm nhẹ hay không.
• Trường hợp mất hoá đơn GTGT đặt in đã thông báo phát hành, việc xử phạt cũng sẽ phụ thuộc vào thời điểm mất hoá đơn đỏ và có tình tiết giảm nhẹ hay không.
• Trường hợp mất hoá đơn GTGT đầu ra đã thông báo phát hành, việc xử phạt sẽ tuỳ thuộc vào tình tiết và biên bản ghi nhận sự việc.
• Trường hợp mất hoá đơn đầu vào, việc xử phạt cũng sẽ tuỳ thuộc vào tình tiết và biên bản ghi nhận sự việc.

Trên đây là những điều quan trọng mọi người cần biết về hoá đơn đỏ. Để giúp doanh nghiệp chuyển đổi hóa đơn một cách dễ dàng và tiết kiệm chi phí, có thể tham khảo phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice. Phần mềm này đã đáp ứng đầy đủ các quy định về hóa đơn điện tử và cung cấp miễn phí trong thời gian dùng thử 7 ngày đầy đủ tính năng.