Khái niệm và vai trò của hoá đơn đỏ
Hoá đơn đỏ là gì?
Trong lĩnh vực kinh doanh, hoá đơn đỏ còn được gọi là hoá đơn GTGT (hoá đơn giá trị gia tăng) hay hoá đơn VAT. Đây là một loại chứng từ do Bộ Tài chính phát hành hoặc doanh nghiệp tự in (nếu đã đăng ký mẫu với Cơ quan thuế).
Hiện nay, Cơ quan thuế chỉ phát hành hoá đơn lẻ và giám sát, quản lý việc sử dụng hoá đơn đỏ của các doanh nghiệp.
Hoá đơn đỏ trong tiếng Anh được gọi là gì?
Trong tiếng Anh, hoá đơn đỏ được gọi là Value Added Tax Invoice (VAT bill). Hoá đơn đỏ là một loại chứng từ thể hiện giá trị của hàng hóa hoặc dịch vụ được bán cho người mua. Nó cung cấp thông tin về hai bên giao dịch, bao gồm người bán và người mua, và cũng là căn cứ để tính toán số thuế phải nộp vào ngân sách nhà nước của doanh nghiệp.
Sự khác biệt giữa hoá đơn bán hàng và hoá đơn GTGT
Hai loại hoá đơn này đều phổ biến trong doanh nghiệp, nhưng chúng không giống nhau. Hoá đơn bán hàng và hoá đơn GTGT đều được lập sau khi doanh nghiệp bán hàng và xuất hàng. Việc phân biệt chúng rất quan trọng đối với kế toán để thực hiện các công việc kê khai và hoạch toán cho doanh nghiệp hiệu quả.
Vai trò và quy định về hoá đơn đỏ
Hoá đơn đỏ được sử dụng để:
1. Chuẩn bị hạch toán và kê khai thuế
Hoá đơn đỏ là căn cứ để người mua hàng hóa và dịch vụ lưu giữ hoá đơn, kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào và hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh, hoàn thuế…
2. Kiểm soát và quản lý thuế
Với hoá đơn đỏ, nhà nước có thể kiểm soát việc người bán hàng có thực hiện đầy đủ nghĩa vụ về thuế theo quy định của pháp luật hay không.
3. Chịu trách nhiệm pháp lý
Mất hoá đơn, không lưu giữ đúng quy định hoặc vi phạm các quy định xử phạt liên quan đến hoá đơn đỏ có thể dẫn đến hậu quả pháp lý và mất uy tín cho doanh nghiệp.
Quy định về hoá đơn đỏ
Để hoá đơn đỏ được công nhận là hợp lệ, cần tuân thủ các quy định sau:
1. Nội dung hoá đơn
- Hoá đơn phải đầy đủ các thông tin bắt buộc như tên, địa chỉ, mã số thuế của hai bên giao dịch mua bán.
- Tên hàng hóa hoặc dịch vụ phải ghi rõ các chỉ tiêu như đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền (ghi bằng cả số và chữ).
- Cả hai bên giao dịch phải ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán và ngày tháng năm lập hoá đơn.
2. Trường hợp được xuất hoá đơn đỏ
- Trong trường hợp giá trị giao dịch lớn hơn 200.000 đồng, người mua hàng phải trả thêm 10% giá trị hàng hóa (thuế GTGT) để người bán có thể thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế.
- Doanh nghiệp có hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh hoặc được phép in hoá đơn GTGT nếu đã đăng ký phương pháp tính thuế theo phương pháp khấu trừ.
- Doanh nghiệp đang hoạt động nộp thuế GTGT sẽ tính theo phương pháp khấu trừ hoặc có thực hiện đầu tư, mua sắm, nhận góp vốn bằng tài sản cố định, thiết bị, công cụ, dụng cụ, máy móc.
3. Quy định về viết hoá đơn đỏ
- Nội dung hoá đơn phải viết liên tục, không ngắt quãng, không viết đè chữ lên nhau và không gạch chéo phần trống.
- Nội dung trên hoá đơn đỏ không được tẩy sửa, xóa và phải sử dụng cùng một loại mực.
- Thông tin về người mua hàng phải được điền đầy đủ và chính xác.
- Nếu có nhiều liên hoá đơn, người viết phải kẹp cả ba liên cùng lúc và nội dung trên các liên phải đồng nhất, không được viết tách riêng từng liên.
- Các số hóa đơn phải lập liên tục từ số nhỏ tới số lớn.
- Ngày/tháng/năm trên hoá đơn phải ghi đi ngay sau khi giao dịch hoặc ngay sau khi hoàn thành việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho người mua.
- Hình thức thanh toán có thể là chuyển khoản hoặc tiền mặt.
Mua hoá đơn đỏ ở đâu
Có hai trường hợp mà người bán hàng có thể mua hoá đơn đỏ:
1. Nếu không áp dụng VAT
Nếu hoá đơn bán hàng không có thuế GTGT, người mua có thể yêu cầu hoá đơn theo cuốn của Cơ quan thuế trực thuộc.
2. Nếu theo dõi hoá đơn bán lẻ
Nếu mỗi lần phát sinh hoá đơn bán lẻ, khi có nhu cầu người mua có thể làm thủ tục với Cơ quan thuế.
Rủi ro khi mua bán hoá đơn đỏ
Mua bán hoá đơn đỏ mang theo nhiều rủi ro tiềm ẩn. Dưới đây là một số rủi ro phổ biến:
1. Rủi ro khi mua bán hoá đơn khống
- Bên bán giao cho bên mua hoá đơn đỏ liên 2, nhưng giá trị của các liên hoá đơn khác nhau.
- Nếu giá trị hoá đơn từ 20 triệu đồng trở lên, bên mua hoá đơn đỏ phải chuyển khoản cho bên bán.
- Các giao dịch như vậy thường bị kiểm soát chặt chẽ bởi cơ quan thuế, do đó nguy cơ bị phát giác là rất cao.
- Người bán hoá đơn khống có thể bị cơ quan thuế kiểm tra và phát hiện sai phạm.
- Cả bên bán và bên mua đều có thể bị liên quan và bị xử lý, trong trường hợp nặng có thể bị truy tố hình sự.
2. Rủi ro pháp lý
- Doanh nghiệp bán hoá đơn đỏ (hoá đơn khống) mà chưa có đủ căn cứ để phạt, thường sẽ bị cơ quan thuế sát sao hơn.
- Nếu doanh nghiệp mua hoá đơn nhưng không giải thích được tính hợp lý của hoá đơn GTGT đầu vào, họ vẫn sẽ bị phạt hành chính và trong trường hợp nặng có thể bị điều tra hình sự.
Để tránh những rủi ro và sai phạm, các doanh nghiệp và cá nhân nên mua hoá đơn đỏ trực tiếp tại Chi cục thuế.
Khi nào cần lấy hoá đơn đỏ
Việc lấy hoá đơn đỏ khi giao dịch hàng hóa là quyền lợi và nghĩa vụ của người mua hàng. Dưới đây là một số trường hợp cần lấy hoá đơn đỏ:
- Đối với doanh nghiệp, cần lấy hoá đơn đỏ sau mỗi lần giao dịch để hạch toán chi phí doanh nghiệp.
- Đối với khách lẻ, ít người có thói quen lấy hoá đơn đỏ, đặc biệt là đối với các hoá đơn có giá trị nhỏ.
- Nếu khách lẻ không lấy hoá đơn đỏ, bên bán vẫn phải xuất hoá đơn VAT đối với những hoá đơn có giá trị trên 200.000 đồng, nếu không sẽ bị phạt hành chính từ 10-20 triệu đồng.
- Đối với các trường hợp khác, nếu người mua yêu cầu hoặc theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC, hoá đơn đỏ phải được lập.
Xử phạt sai phạm liên quan đến hoá đơn đỏ
Dưới đây là một số quy định về việc xử phạt các sai phạm liên quan đến hoá đơn đỏ:
Trường hợp 1: Mất hoá đơn bán hàng mua
- Trường hợp mất hoá đơn từ ngày thứ 6 tới ngày thứ 10: Nếu có tình tiết giảm nhẹ, sẽ bị phạt hoặc nếu không sẽ bị phạt tối thiểu 6 triệu đồng.
- Trường hợp mất hoá đơn từ sau ngày thứ 10: Phạt từ 6 triệu đến 8 triệu đồng.
Trường hợp 2: Mất hoá đơn GTGT đặt in, chưa thông báo phát hành
- Nếu làm mất hoá đơn GTGT đặt in nhưng chưa thông báo phát hành, sẽ căn cứ vào thời hạn báo cáo sự việc với Cơ quan thuế để xử phạt.
- Trường hợp mất hoá đơn từ sau ngày thứ 10: Phạt từ 6 triệu đến 18 triệu đồng.
- Trường hợp mất hoá đơn từ ngày thứ 6 tới ngày thứ 10: Nếu có tình tiết giảm nhẹ, sẽ bị phạt hoặc nếu không sẽ bị phạt tối thiểu 6 triệu đồng.
Trường hợp 3: Mất hoá đơn GTGT đầu ra đã thông báo phát hành
- Không bị phạt trong trường hợp hoá đơn bị mất, hỏng do thiên tai, hỏa hoạn, sự kiện bất ngờ hoặc trường hợp bất khả kháng.
- Cảnh cáo trong trường hợp chứng minh việc mua bán hàng hóa – dịch vụ và có 2 tình tiết giảm nhẹ.
- Phạt tiền trong các trường hợp làm mất hoặc hỏng hoá đơn đã phát hành.
Trường hợp 4: Mất hoá đơn đầu vào
- Không bị xử phạt trong trường hợp bị mất, hỏng, cháy do thiên tai, hỏa hoạn hoặc các sự kiện bất ngờ, bất khả kháng.
- Cảnh cáo trong trường hợp chứng minh việc mua bán hàng hóa – dịch vụ và có một tình tiết giảm nhẹ.
- Phạt tiền trong các trường hợp làm mất hoặc hỏng hoá đơn đã phát hành.
Để tránh các rủi ro và xử phạt pháp lý, doanh nghiệp và cá nhân nên tuân thủ quy định và mua hoá đơn đỏ từ nguồn đáng tin cậy.
